Khi tiền mặt được chuyển cho người khác trong môi trường kinh doanh, một bản ghi giao dịch cần được ghi lại. Thông thường, nhân viên được cấp quyền truy cập vào tiền mặt để thanh toán cho các giao dịch mua nhỏ được thực hiện thay mặt cho công ty. Quỹ tiền mặt được gọi là tiền mặt nhỏ, được sử dụng để thanh toán cho những thứ như đồ dùng văn phòng, bữa ăn và quà tặng. Tất cả các khoản giải ngân phải được theo dõi trong một tạp chí, cùng với tất cả các khoản thu cho mỗi khoản thanh toán.
Tạo các cột nhật ký cho các trường sau: Ngày, Người nhận, Mô tả và Số tiền.
Nhận biên lai cho mỗi lần mua và đếm số tiền chính xác của giao dịch mua, bao gồm cả thuế cho nhân viên.
Điền vào tất cả các lĩnh vực tạp chí và giữ biên nhận với tạp chí. Ghi lại các khoản tín dụng bất cứ khi nào quỹ được bổ sung.
Kiểm tra chéo các biên lai cho mỗi lần mua với các mục sổ cái vào cuối tháng.
Trừ tổng số tiền giải ngân hàng tháng khỏi số dư vào đầu tháng. Xác minh rằng số tiền khớp, hoặc ghi chú và điều chỉnh mục nhập để tính chênh lệch.
