Không có định dạng fax phù hợp với mọi tình huống. Tuy nhiên, làm theo một số nguyên tắc chung sẽ giúp người nhận fax tìm thông tin nhanh chóng trên fax. Các nguyên tắc này cũng sẽ đảm bảo rằng người nhận sẽ không gặp bất kỳ sự cố nào khi fax đi qua và bạn sẽ tránh được các vấn đề khi bạn gửi nó.
Giữ fax của bạn dưới 10 đến 12 trang dài. Nhiều máy fax văn phòng nhỏ không thể xử lý quá nhiều trang cùng một lúc. Fax lớn cũng buộc các đường dây điện thoại được chia sẻ với máy fax. Chia fax của bạn thành nhiều đợt nếu bạn phải gửi nhiều hơn 10 đến 12 trang. Nói với người nhận để mong đợi nhiều hơn một fax từ bạn.
Điều chỉnh lề trang hoặc kích thước phông chữ để giúp bạn đạt được ít trang hơn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng kích thước phông chữ nhỏ hơn có thể không quá dễ đọc và lề nhỏ có thể trông không chuyên nghiệp, như trên một bản lý lịch. Sử dụng ít nhất một phông chữ 11 điểm.
Viết fax theo định dạng thư kinh doanh khi có thể. Lợi nhuận nên là một inch ở bên trái và bên phải và một inch rưỡi ở trên và dưới, nếu có thể. Không gian đơn thư của bạn, khoảng cách gấp đôi giữa các đoạn. Bao gồm một dòng dữ liệu ở đầu và khối địa chỉ cho người gửi và người nhận trước khi chào. Khối địa chỉ người gửi đi trước.
Bao gồm một trang bìa với fax của bạn. Trang bìa không phải tuân theo một định dạng bố cục nhất định, nhưng nó phải bao gồm cả thông tin liên hệ của người gửi và người nhận, bao nhiêu bản fax chứa và dòng tiêu đề ghi rõ nội dung của fax. Thêm một vài dòng cho bất kỳ ý kiến cá nhân liên quan đến fax, là tốt. Thông tin liên lạc có thể bao gồm tên của cá nhân và tên công ty, tên bộ phận, địa chỉ, địa chỉ email và số điện thoại. Thư xin việc phải dễ đọc để người nhận có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin trên đó.
Tránh gửi fax với đồ họa, nếu có thể. Họ mất quá nhiều thời gian để gửi và nhận, và họ lãng phí rất nhiều mực. Ngoài ra, nhìn chung chúng không hiển thị quá tốt trên các bản fax vì chất lượng in kém.
