Viết địa chỉ căn hộ một cách chính xác khi đánh địa chỉ một phong bì giúp đảm bảo gửi đến đúng địa điểm và tăng tốc độ gửi thư của bạn. Giao hàng kịp thời là rất quan trọng nếu bạn đang gửi hóa đơn hoặc giao tiếp khách hàng quan trọng khác. Thông thường, bạn sẽ viết số căn hộ hoặc số căn hộ trên cùng một dòng với địa chỉ đường phố, trước chữ viết tắt "Apt". hoặc một dấu băm.
Chọn phong bì đúng
Gửi thư khách hàng tiêu chuẩn trong một phong bì giấy trắng, manila hoặc tái chế. Nếu giao tiếp cần bảo vệ thêm, hãy chọn một phong bì có đệm hoặc không thấm nước. Hóa đơn, sao kê tài khoản và thư viết tay cho khách hàng của bạn phải được gửi dưới dạng thư ưu tiên. Bạn có thể mua phong bì thư ưu tiên tại bất kỳ bưu điện hoặc thông qua nhà cung cấp văn phòng phẩm thông thường của bạn.
Định dạng phong bì
Nhập địa chỉ căn hộ ở mặt trước của phong bì theo định dạng sau:
Tên của người hoặc tổ chức
Số tòa nhà và tên đường, căn hộ hoặc số phòng
Thành phố, tiểu bang và mã bưu điện
Bao gồm số căn hộ sau tên đường. Bạn có thể viết tắt căn hộ thành "Apt.", Ví dụ "32 Main Street Apt. 202." Chữ viết tắt của Suite là "Ste." Nếu không gian có sẵn cho địa chỉ không đủ lớn để bạn viết "Apt", hãy sử dụng biểu tượng băm ở vị trí của nó: "32 Main Street # 202." Không sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm. Để tìm mã ZIP, hãy truy cập dịch vụ tra cứu mã ZIP trên trang web Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ (USPS).
In nhãn địa chỉ
Mặc dù không có yêu cầu nhập hoặc in máy tính nhãn địa chỉ, nhưng làm như vậy sẽ tăng mức độ dễ đọc. Dịch vụ "click-n-ship" trực tuyến USPS cho phép bạn mua tem, yêu cầu nhận và gói định dạng, in và trả tiền cho nhãn vận chuyển thư ưu tiên của bạn trực tuyến. USPS cũng sẽ theo dõi thư nội địa của bạn miễn phí; để biết thêm chi tiết, xem trang web USPS. Nếu bạn đang viết địa chỉ bằng tay, hãy in nó rõ ràng bằng bút để địa chỉ có thể đọc được từ một sải tay.
Bao gồm một địa chỉ trả lại
Bao gồm địa chỉ doanh nghiệp trả lại của bạn ở góc trên bên trái ở mặt trước của phong bì. Điều này sẽ cho phép bưu điện trả lại thư cho bạn trong trường hợp không giao hàng. Địa chỉ trả lại có các yếu tố giống như địa chỉ giao hàng. Bạn cũng có thể gửi thư của bạn trong một phong bì cá nhân có địa chỉ doanh nghiệp của bạn được in sẵn ở đúng vị trí. Đây là một cơ hội tốt để thương hiệu thư của bạn với tên và logo công ty của bạn.
