Làm thế nào để duy trì hồ sơ doanh nghiệp. Duy trì đúng cách hồ sơ công ty có thể rất quan trọng đối với thành công của tổ chức của bạn. Thực hiện theo các bước sau.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính có truy cập Internet
-
Hệ thống lưu trữ
Hiểu hồ sơ doanh nghiệp là gì
Theo dõi rõ ràng, hiệu quả các quyết định của công ty thông qua việc sử dụng biên bản cuộc họp và các ghi chú khác được thực hiện. Hồ sơ công ty bao gồm tất cả các tài liệu quan trọng liên quan đến doanh nghiệp của bạn, từ hợp đồng đến nghị quyết tuyển dụng doanh nghiệp đến các biểu mẫu phê duyệt cho thuê tài sản.
Biết rằng việc lưu giữ hồ sơ công ty không phải là việc vặt mà nó xuất hiện khi bạn mới bắt đầu thành lập một công ty. Trong tương lai, bạn sẽ tham khảo các hồ sơ này để xác định mục tiêu của công ty, đầu vào của đối tác và thậm chí để giải quyết các tranh chấp nội bộ về phương hướng và nhiệm vụ của công ty.
Ghi lại tất cả các quyết định lớn của công ty. Nếu bạn không chắc chắn, hãy ghi lại. Với khả năng quét hiện đại và quản lý giấy ngoài trang web, thật tốt khi có các tệp dày, cứng như hồ sơ của các cuộc họp của công ty. Một bảng mục lục kỹ lưỡng sẽ tiết kiệm thời gian trong tương lai khi cần thông tin.
Biết khi nào cần ghi lại
Ghi lại biên bản các cuộc họp cổ đông thường niên và các cuộc họp của giám đốc, ngay cả khi chúng diễn ra trong một cuộc gọi hội nghị hoặc qua Internet. Những điều này có xu hướng ít trang trọng hơn so với các cuộc họp trong nhà, nhưng đây thường là nơi những ý tưởng tốt nhất được băng bó.
Biết rằng các nghị quyết, cho dù các quyết định giữa các đối tác hoặc do các nhân viên của công ty quyết định, chỉ mạnh bằng giấy mà họ viết. Thỏa thuận bằng lời nói có ít trọng lượng trong các thiết lập công ty, đó là lý do tại sao việc lưu trữ hồ sơ của công ty rất quan trọng.
Lời khuyên
-
Giữ một cuốn sách hướng dẫn hồ sơ công ty trong văn phòng sẽ giúp bất cứ ai được chỉ định là người lưu giữ hồ sơ để định dạng đúng và lập chỉ mục biên bản. Khi hồ sơ phải được gửi ngoài địa điểm, giữ các bản sao trong văn phòng và ở một vị trí ngoài lửa, ngoài địa điểm. Thời gian bạn dành để duy trì một cuốn sách hồ sơ công ty thường sẽ phụ thuộc vào quy mô của công ty. Các công ty lớn có thể cần phải thuê một nhân viên đặc biệt để xử lý các hồ sơ. Các công ty nhỏ thường có thể nhận được bằng cách dành một giờ hoặc lâu hơn mỗi tuần để cập nhật hồ sơ.
Cảnh báo
Đừng nghĩ rằng bạn không có thời gian để ghi lại đúng quyết định của công ty. Giữ một cuốn sách hồ sơ công ty được lập chỉ mục tốt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và có thể giúp bạn tiết kiệm khi phải đối mặt với kiện tụng trong tương lai. Một cuốn sách hồ sơ công ty có chứa thông tin bí mật cần thiết cho công ty của bạn. Không bao giờ mang nó về nhà hoặc loại bỏ nó khỏi nơi làm việc. Bạn không muốn chịu trách nhiệm cho sự mất mát của nó.
