Ba cấu trúc chính đã trở thành nền tảng cho cách thức hoạt động của một tổ chức: chức năng; dự kiến; và ma trận. Mỗi cấu trúc có lợi thế, và nếu được sử dụng đúng cách và trong môi trường phù hợp, cấu trúc có thể tiếp tục hoàn thành các dự án. Mỗi cấu trúc cũng có nhược điểm, nhưng miễn là nó được hiểu và giao tiếp tốt tồn tại, cấu trúc vẫn có thể hoạt động tốt.
Cấu trúc chức năng
Một tổ chức chức năng là loại phổ biến nhất trong ba. Nó hoạt động tốt nhất trong các tổ chức nhỏ trong đó các phần khác nhau gần nhau về mặt địa lý và chỉ cung cấp một số lượng nhỏ hàng hóa và / hoặc dịch vụ. Trong một cấu trúc chức năng, tổ chức được chia thành các phần khác nhau dựa trên chuyên môn. Ví dụ, có thể có một khu vực để bán hàng, một khu vực dành cho dịch vụ khách hàng và một khu vực dành cho các giám sát viên giải quyết các vấn đề leo thang. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo thực hiện trơn tru các quy trình và dự án; tuy nhiên, người quản lý chức năng có quyền lực nhất và đưa ra quyết định cuối cùng.
Ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc chức năng
Một lợi thế cho cấu trúc chức năng là vai trò của người quản lý chức năng, có nghĩa là chỉ có một ông chủ. Điều này làm giảm hoặc ngăn ngừa xung đột lợi ích và giúp quản lý các chuyên gia dễ dàng hơn. Một bất lợi của loại cấu trúc này là người quản lý dự án có thẩm quyền hạn chế và con đường sự nghiệp hạn chế.
Cấu trúc dự kiến
Trong một cấu trúc dự kiến, tất cả các công việc được xem như là một dự án. Người quản lý dự án có toàn quyền kiểm soát, không giống như trong cấu trúc chức năng và tất cả các thành viên trong nhóm báo cáo trực tiếp cho người quản lý dự án. Đôi khi các thành viên trong nhóm là cố định và đôi khi họ được thuê làm công nhân tạm thời để giúp đỡ cho dự án cho đến khi hoàn thành. Nếu tổ chức đảm nhận một dự án lớn, nó sẽ có tất cả các nguồn lực cần thiết để duy trì dự án và sẽ hoạt động như một công ty nhỏ, khép kín.
Ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc dự kiến
Những thuận lợi cho cấu trúc dự kiến bao gồm cơ hội của người quản lý dự án để phát triển sự nghiệp. Ngoài ra, vì giao tiếp tốt tồn tại trong công việc dự án, các thành viên trong nhóm có xu hướng cam kết hơn, và vượt trội trong trách nhiệm của họ. Nhược điểm của cấu trúc dự kiến là bởi vì nhóm chia tay và giải tán sau khi hoàn thành dự án, không có mục tiêu dài hạn hoặc ý thức bảo đảm công việc cho những người lao động còn lại. Một nhược điểm khác là về cơ bản tổ chức phải sao chép cùng một tài nguyên cho từng dự án (người quản lý dự án, khu vực làm việc, quản trị viên).
Cấu trúc ma trận
Cấu trúc ma trận kết hợp cả cấu trúc chức năng và dự kiến. Mỗi thành viên trong nhóm có hai ông chủ; họ báo cáo cả cho người quản lý chức năng và người quản lý dự án. Nếu ma trận mạnh, sức mạnh sẽ nằm nhiều hơn với người quản lý dự án. Nếu ma trận yếu, công suất sẽ nằm nhiều hơn với trình quản lý chức năng. Điều quan trọng là tìm sự cân bằng trong đó sức mạnh được chia sẻ đồng đều. Do tính phức tạp của nó, loại cấu trúc này có thể dẫn đến các vấn đề nếu nó không được sử dụng cẩn thận và đúng cách. Giao tiếp tốt là điều cần thiết để thành công.
Ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc ma trận
Một lợi thế cho cấu trúc ma trận nằm ở việc sử dụng tài nguyên hiệu quả vì dễ truy cập. Cấu trúc này cũng thể hiện giao tiếp hiệu quả cả theo chiều dọc và chiều ngang. Bởi vì điều này, một khi các dự án đã kết thúc, các thành viên trong nhóm có khả năng nhận được một công việc ở nơi khác trong tổ chức. Một nhược điểm của cấu trúc ma trận là sự phức tạp, có thể khó quản lý. Ví dụ, nếu người quản lý chức năng và người quản lý dự án không giao tiếp tốt, các thành viên trong nhóm có thể bị kẹt ở giữa, gây nhầm lẫn.
