Mỗi công ty, dù lớn hay nhỏ, đều hoàn thành các dự án trong suốt quá trình kinh doanh thông thường. Một số dự án được hoàn thành mà không có bất kỳ vấn đề trong khi một số không bao giờ được khởi công. Các dự án được hoàn thành thành công thường được bắt đầu bằng cách sử dụng khung quản lý dự án để chia dự án thành các phần có thể quản lý được.
Khung quản lý dự án được xác định
Đại học Monash, một trong những trường đại học quốc tế lớn nhất của Úc, định nghĩa khung quản lý dự án là một bộ công cụ xử lý và mẫu được thiết kế để sử dụng cùng nhau để quản lý dự án trong suốt vòng đời của nó. Nói một cách dễ hiểu hơn, một khung quản lý dự án là cách một dự án được quản lý để hoàn thành. Một dự án có vòng đời tự nhiên bắt đầu trước khi nó được bắt đầu và phát triển cho đến khi dự án hoàn thành. Có các giai đoạn tự nhiên cho một dự án: khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng cửa. Đại học Bắc Texas cung cấp một nguồn tài nguyên quản lý dự án chi tiết, Sổ tay quản lý dự án, chi tiết về tầm quan trọng của từng giai đoạn.
Khởi xướng
Đây là sự khởi đầu của một dự án cung cấp cơ hội để đưa ra lý do cụ thể liên quan đến giá trị của dự án cho các bên liên quan. Các bên liên quan có thể là bất kỳ ai bị ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp bởi dự án. Giai đoạn khởi đầu yêu cầu người quản lý dự án xác định phạm vi và mục tiêu của dự án, xác định nhà tài trợ dự án và tổng số lượng tài nguyên dự án và xác định nhu cầu của dự án.
Lập kế hoạch
Bước này trải qua một số trùng lặp với khởi xướng, nhưng thường được định nghĩa là liên kết các yếu tố lập kế hoạch chính với dự án. Một số hoạt động lập kế hoạch chính là: kế hoạch ngân sách, lịch trình thời gian, kế hoạch mua sắm, yêu cầu của nhóm dự án và tuyển dụng, và rủi ro dự án.
Thi công
Giai đoạn thực hiện là giai đoạn dài nhất của vòng đời dự án và nó bao gồm việc đo lường tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành bằng cách đánh giá các nhiệm vụ dựa trên thước đo chất lượng do các bên liên quan đặt ra. Để quá trình này thành công, các biện pháp chất lượng cần phải phù hợp với định nghĩa SMART. Tất cả các biện pháp nên cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời.
Kiểm soát
Giai đoạn này đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được giao cho các giai đoạn khác nhau của dự án đã được phân tích và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của dự án. Giai đoạn này tương tự như giai đoạn thực hiện, nhưng mục đích của nó thực sự là đo lường hiệu suất dự án, so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất dự kiến và khắc phục mọi khác biệt về hiệu suất hoặc chất lượng dự án.
Đóng cửa
Bước cuối cùng của vòng đời dự án có thể là bước quan trọng nhất; để một dự án được coi là hoàn thành, tất cả các nhiệm vụ của dự án phải được hoàn thành thành công. Giai đoạn cuối cùng của một dự án đòi hỏi người quản lý dự án phải hoàn thành kiểm toán dự án, tổ chức các cuộc họp và hồ sơ dự án cuối cùng và nộp tất cả các tài liệu liên quan đến dự án. Sau khi các tài liệu đã được gửi, người quản lý dự án phải trình bày báo cáo kết thúc dự án và báo cáo được chứng thực bởi ban chỉ đạo hoặc nhà tài trợ dự án.
