Tình nguyện viên cung cấp dịch vụ của họ cho các tổ chức từ thiện, nhà thờ và các tổ chức khác miễn phí. Tuy nhiên, trong khi các tình nguyện viên tự do dành thời gian, nhiều tổ chức không muốn tình nguyện viên của họ phải trả tiền cho tình nguyện viên vì họ sử dụng xăng và phương tiện của họ để đến công việc tình nguyện của họ và một số thậm chí sẽ sử dụng phương tiện cá nhân của họ để thực hiện công việc. Nếu một tổ chức có thể đủ khả năng, nó sẽ thường hoàn trả cho các tình nguyện viên cho các chi phí đi lại của họ. Tuy nhiên, cần phải cẩn thận để không tạo ra một nghĩa vụ thuế cho tình nguyện viên.
Mẫu W-9
Mẫu W-9 là một yêu cầu cho một số nhận dạng người nộp thuế. Trong trường hợp tình nguyện viên, đây sẽ là số An sinh xã hội của họ. Nó cũng yêu cầu số lượng miễn trừ mà tình nguyện viên có. Nếu tổ chức sẽ cung cấp các khoản bồi hoàn cho các tình nguyện viên, thì mẫu đơn này cần phải được điền vào. Nếu các khoản hoàn trả vẫn không thể chịu được, thì thông tin sẽ không cần thiết ngoại trừ trong sổ sách kế toán của tổ chức để cho biết ai đã hoàn trả cho ai.
Hoàn trả
Để không được coi là thu nhập, các khoản bồi hoàn cần phải dành cho các chi phí đi lại thực tế có thể được ghi lại theo một kế hoạch có trách nhiệm. Điều này có nghĩa là các tình nguyện viên cần cung cấp tài liệu về chi phí và mọi khoản bồi hoàn cho chi phí thực tế sẽ được trả lại. Tài liệu cần thể hiện thời gian, địa điểm, mục đích kinh doanh và số tiền chi phí.
Chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển là cho chi phí đi lại địa phương. Mặc dù điều này thường được thực hiện trong xe hơi, nhưng nó có thể bao gồm vé máy bay, vé xe buýt, chi phí đưa đón và giá vé taxi. Ngoài ra, bất kỳ phí cầu đường và lệ phí đậu xe. Đối với việc đi lại bằng phương tiện cá nhân, có thể khó xác định chi phí thực tế cho những việc như thay dầu hoặc đổ xăng. Hoàn trả dễ dàng hơn cho tình nguyện viên mỗi dặm theo tỷ lệ hoàn trả số dặm tiêu chuẩn liên bang.
Khấu trừ du lịch
Chính phủ liên bang đặt ra tỷ lệ bồi hoàn cho doanh nghiệp, từ thiện, hẹn y tế và dặm di chuyển mỗi năm dựa trên chi phí để vận hành một chiếc xe. Nếu các tình nguyện viên được hoàn trả nhiều hơn tỷ lệ liên bang, phần vượt quá được coi là thu nhập, trong trường hợp đó, thông tin trên Mẫu W-9 sẽ là cần thiết. Nếu tình nguyện viên được hoàn trả ở mức thấp hơn, thì tình nguyện viên cũng có thể yêu cầu chênh lệch giữa tỷ lệ hoàn trả thực tế và tỷ lệ liên bang như là một khoản khấu trừ thuế thu nhập liên bang.
