Sự cám dỗ để tự thực hiện mọi nhiệm vụ và điều hành công ty theo cách riêng của bạn, nhưng kết quả của sự lựa chọn đó đã nói lên điều đó. Hãy thử đứng với mỗi chân trong một cỗ xe riêng biệt trong khi điều khiển 16 con ngựa, và chắc chắn bạn sẽ gặp nạn. Mặc dù công việc kinh doanh có thể tồn tại sau hậu quả, bắt đầu lại chiếm một lượng lớn trái tim và tâm hồn và nuốt chửng thời gian quý báu của bạn.
Lựa chọn ưu tiên yêu cầu bỏ dây cương và lựa chọn giữa thiết kế tổ chức chức năng hoặc phân chia, vì vậy hãy suy ngẫm về điểm mạnh và điểm yếu của các loại khác nhau trước khi bạn lựa chọn vĩnh viễn. Xem xét các lợi ích và hạn chế của chức năng so với bộ phận để giúp quyết định ai sẽ thực hiện vai trò nào trong doanh nghiệp, ai sẽ báo cáo cho ai và làm thế nào để nhóm nhân viên có hiệu quả tối đa.
Bốn loại cấu trúc tổ chức là gì?
Các cấu trúc tổ chức cung cấp các mô tả chính thức về cách giao tiếp và ra quyết định nên diễn ra trong công ty của bạn. Một sơ đồ tổ chức mô tả ai báo cáo cho ai và ai có tiếng nói cuối cùng về bất kỳ vấn đề nào tại nơi làm việc có thể phát sinh. Nhân viên mới có thể tham khảo sơ đồ tổ chức để hỏi đúng người những quyết định và hành động nào được phê duyệt trước và những quyết định nào cần được cho phép mỗi lần, chẳng hạn như có đặt hàng thiết bị văn phòng lâu bền hay hoàn trả các khoản thanh toán của người tiêu dùng cho hàng hóa và dịch vụ tùy chỉnh. Thật không may, việc đưa ra quyết định trong các cấu trúc tổ chức theo cấp bậc hoặc hình kim tự tháp thường dẫn đến các cuộc thảo luận về trách nhiệm không bao giờ kết thúc mà không có thành viên nào trong nhóm thực hiện bất kỳ hành động quyết định nào, vì vậy hãy tìm hiểu những lợi ích và hạn chế của từng cấu trúc trước khi giải quyết vấn đề tốt nhất cho liên doanh của bạn.
Cơ cấu tổ chức phẳng
Cấu trúc tổ chức phẳng giúp loại bỏ một số lớp nhân viên giữa những người ra quyết định và nhân viên ở cấp dưới cùng của biểu đồ. Thay vì có một trưởng nhóm báo cáo cho một người quản lý sàn, người sau đó báo cáo cho giám đốc và trên đường đến Giám đốc điều hành, các nhóm gồm 15 người báo cáo cho một người quản lý, người này lần lượt báo cáo trực tiếp với CEO. Trong mô hình quản lý căn hộ, tất cả các thành viên trong nhóm giao tiếp với người quản lý của họ trước. Các nhà quản lý đôi khi trao đổi với nhau trước khi nói chuyện với CEO, sau đó họ quay lại sàn làm việc để chia sẻ thông tin với các nhóm tương ứng. Không dưới một lần mỗi năm và cứ sau mỗi quý một lần, CEO có thể nói chuyện với toàn bộ lực lượng lao động trong trạng thái địa chỉ công ty.
Một sơ đồ tổ chức phẳng thường giống hình chữ nhật hoặc hình thang, có nhiều nhất hai đến bốn lớp giữa công nhân và chủ sở hữu hoặc CEO, so với các bản đồ tổ chức khác có thể có sáu cấp thẩm quyền trở lên. Các thành viên trong nhóm có một chút quyền quyết định, chẳng hạn như khi nào nên nghỉ, nhưng sẽ thay đổi, bao nhiêu giờ mỗi nhân viên làm việc và liệu có ai có thể hành động mà không có sự cho phép liên tục vẫn đến từ CEO cho các nhà quản lý và từ đó đến các thành viên trong nhóm. Hầu hết các công ty khởi nghiệp tinh gọn bắt đầu với một cấu trúc chuyên quyền nhưng mặt khác, cuối cùng phát triển thành một biểu đồ phân cấp, dựa trên chức năng trừ khi các nhóm khác nhau cố tình tránh trở nên quan liêu.
Báo cáo ma trận
Trong một công ty phục vụ nhiều khu vực địa lý, cung cấp nhiều sản phẩm, thực hiện các chức năng riêng biệt hoặc phục vụ nhiều nhóm khách hàng, mỗi nhân viên báo cáo cho nhiều bộ phận hoặc bộ phận. Biểu đồ tổ chức ma trận giống như một viên kim cương: nhân viên ở cấp dưới, người quản lý từ một hoặc nhiều phòng ban ở cấp tiếp theo và người đứng đầu công ty ở cấp cao nhất. Cơ cấu quản lý này hoạt động tốt với một ngành dịch vụ, chẳng hạn như đáp ứng nhu cầu nhà ở và việc làm của người khuyết tật chẳng hạn.
Tổ chức chức năng
Bạn đã bao giờ nghe "đó không phải là bộ phận của tôi" khi bạn cần thông tin hoặc phải hành động chưa? Bạn có thể đã tham gia một công ty đã tổ chức lực lượng lao động của mình bằng các chức năng của họ. Đại lý xe hơi thường sử dụng mô hình quản lý này. Các đại lý tiêu biểu có một nhóm bán hàng và bộ phận tài chính làm việc cùng nhau trên mọi giao dịch, một bộ phận dịch vụ hành chính xử lý các vấn đề nhân sự và dịch vụ khách hàng, một nhóm dịch vụ và một bộ phận quảng cáo. Giao tiếp đôi khi không thành công do phải truyền thông điệp qua rất nhiều lớp thẩm quyền, nhưng mọi người đều biết họ có trách nhiệm gì, rất ít để không đưa ra quyết định cho đến khi các nhóm khác nhau tập hợp lại để tạo ra chiến lược để đạt được hạn ngạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để bán hàng và dịch vụ.
Định nghĩa cấu trúc bộ phận
Trong các công ty có phạm vi quốc gia, lục địa hoặc toàn cầu, việc chia thành các bộ phận theo thương hiệu hoặc khu vực có thể làm giảm sự trùng lặp của lao động và tài nguyên xảy ra khi một hệ thống quản lý theo định hướng chức năng phát triển quá lớn. Thay vì tiếp tục hoạt động như một thực thể đơn lẻ, khó sử dụng, công ty sử dụng thiết kế tổ chức bộ phận sẽ tự nhân bản trước và sau đó cắt giảm lực lượng lao động của mình. Quản lý cấp trung thực hiện cú đánh ban đầu, theo sau là những công nhân kém năng lực hoặc hiệu quả nhất cho đến khi chỉ những nhà sản xuất hàng đầu và những người quản lý đủ để duy trì hoạt động hiệu quả. Tại thời điểm này, những người lao động được trả lương cao nhất nhận được đề nghị - thường bao gồm các ưu đãi hào phóng - rời khỏi công ty. Cả công ty mới và cũ đều tự đổi tên để phản ánh các thay đổi, đôi khi được tổ chức lại thành Bộ phận (Tên công ty) (Tên khu vực hoặc Số). Hai bộ phận sau đó tiếp tục như trước cho đến khi chúng phát triển đủ lớn để phân chia lại.
Holacality
Sự phát triển gần đây của loại cấu trúc tổ chức thứ năm, được gọi là "sự toàn diện", phân phối quyền quyết định thông qua vai trò và trách nhiệm. Nhân viên chọn vai trò nào họ muốn làm và chịu trách nhiệm thực hiện vô số nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu của công ty. Hệ thống, được tạo ra bởi Brian J. Robertson, lật đổ kim tự tháp quyền lực phong kiến, từ trên xuống được thực hiện bởi các tổ chức lớn hơn, lớn hơn và chuyển quyết định và tự do hành động cho mỗi nhân viên trong công ty. Thật đáng ngạc nhiên, gần 140 công ty và đếm đã chọn sự toàn diện làm cơ cấu tổ chức của họ vào năm 2018, bao gồm Zappos và Mercedes-Benz. Cấu trúc này giống như một nhóm bóng bay từ chồng chéo.
Biểu đồ chức năng là gì?
Hình dung công ty của bạn như một bản vẽ, với chủ sở hữu hoặc CEO ở vị trí hàng đầu. Bản vẽ đó bắt đầu biểu đồ của bạn. Tổng thống và hai hoặc nhiều phó chủ tịch nằm dưới CEO. Dưới mỗi phó chủ tịch, bạn tìm thấy hai hoặc nhiều quản lý bộ phận: tài chính, dịch vụ khách hàng, nhóm sản xuất và nhóm nghiên cứu và phát triển. Biểu đồ minh họa một chuỗi lệnh rõ ràng và trực tiếp. Thông tin đi xuống từ chủ sở hữu và Giám đốc điều hành, và chỉ hiếm khi có bất cứ điều gì đi lên qua các nhà quản lý sàn đến các trưởng bộ phận. Khi điều đó xảy ra, có thể mất vài tháng hoặc nhiều năm trước khi bất kỳ công nhân nào được nhìn thấy bất kỳ ý tưởng nào của anh ta được thực hiện.
Cơ cấu tổ chức bộ phận là gì?
Như đã nêu trước đó, các công ty tổ chức một bộ phận khi công ty phát triển đến một quy mô không thể quản lý. Các bộ phận phục vụ một khu vực địa lý hoặc đại diện cho toàn bộ thị trường của công ty. Mỗi mặt tiền cửa hàng chỉ mang một nhãn hiệu hoặc dòng sản phẩm trừ khi công ty đã hoàn thành một chu kỳ tăng trưởng.
Một số công ty phân chia tồn tại để tiếp thị sản phẩm phụ của các ngành công nghiệp khác. Cách tiếp cận này làm giảm sản xuất rác trong khi vắt lợi nhuận tối đa từ mỗi dòng sản phẩm. Lấy ví dụ, công ty Procter and Gamble sản xuất xà phòng, nhiều thành phần của chúng đến từ các sản phẩm phụ của sản xuất thịt. Vị trí ở Cincinnati của họ cho phép Procter và Gamble tận dụng sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất thịt khác nhau ở Ohio, do đó giữ giá thấp. Cùng một khu vực ở Cincinnati cũng sản xuất rượu ngũ cốc, do đó, loại ngũ cốc làm ra một thùng rượu bourbon cũng nuôi một đàn gia súc. Phân và nước tiểu do gia súc và lợn trong khu vực sản xuất trở thành hóa chất được sử dụng để sản xuất xà phòng sau khi tiêu hóa và đào thải diễn ra. Các động vật cũng sản xuất phân bón cho lĩnh vực ngũ cốc và nhiên liệu tiếp theo cho trang trại dưới dạng amoniac và metan.
Môi trường làm việc có ma trận là gì?
Một công ty sử dụng cấu trúc ma trận để quản lý và giao tiếp có thể phục vụ trẻ em, gia đình và người lớn, cung cấp dịch vụ nghỉ ngơi, chăm sóc cá nhân và đào tạo can thiệp sớm cho trẻ em và gia đình, cùng với việc hỗ trợ sẵn sàng việc làm cho người lớn. Như vậy, công ty này sẽ có một bộ phận đảm bảo chất lượng, hỗ trợ nhà ở, đào tạo nghề và một bộ phận dịch vụ gia đình. Các nhà quản lý chương trình có thể báo cáo cho ba trong bốn bộ phận, với bộ phận đảm bảo chất lượng kiểm toán độc lập cả ba hoặc mỗi bộ phận có thể báo cáo cho người giám sát riêng và chuyên gia QA. Trong khi cấu trúc ma trận làm tăng sự giao tiếp giữa các bộ phận, nhiều nhân viên vẫn thiếu sức mạnh để đưa ra quyết định tự phát. Các chương trình khác nhau cũng phải cạnh tranh để giành được ngân sách
Quyết định cách thiết lập cấu trúc doanh nghiệp của bạn
Bất kể bạn chọn cơ cấu tổ chức chức năng hay bộ phận, sử dụng ma trận hoặc chỉ cho phép công ty của bạn hoạt động như một sự toàn diện, hãy đảm bảo mọi nhân viên đều biết họ báo cáo với ai và họ sẽ thực hiện nhiệm vụ gì. Nếu bạn quyết định thử nghiệm các cấu trúc mới hơn, hãy mang theo một huấn luyện viên xuất sắc trong phong cách quản lý cụ thể đó thay vì tự mình vượt qua một quy trình xa lạ. Tìm kiếm lời khuyên từ các công ty bảo hiểm sức khỏe của bạn về cấu trúc tổ chức nào gây ra căng thẳng và thương tích tại nơi làm việc và hỏi các công ty bảo hiểm kinh doanh của bạn về bất kỳ xác suất gia tăng nào về các lỗ hổng pháp lý của từng loại tổ chức.
Bởi vì một số cấu trúc quản lý hoạt động tốt nhất trong các ngành cụ thể, tham quan một số doanh nghiệp tương tự và thoải mái sao chép phong cách của họ nếu công ty đó dường như đang phát triển mạnh. Dành nhiều thời gian để quan sát cách thức công ty của họ hoạt động như họ sẽ cho phép. Hỏi mọi câu hỏi, ngay cả khi nó có vẻ thiếu tôn trọng hoặc tọc mạch.
Một khi bạn cho phép một hệ thống phân cấp dựa trên chức năng phát triển, hãy cho mọi người trong công ty thời gian để ổn định vị trí của mình. Hãy lưu ý về bất kỳ tắc nghẽn hoặc đấu tranh quyền lực. Là vấn đề vị trí hay con người? Đừng ngại di chuyển mọi người từ vị trí này sang vị trí khác cho đến khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn bắt đầu tạo ra tỷ suất lợi nhuận dự kiến trong ngành của mình. Nếu vị trí tạo ra vấn đề, hãy suy nghĩ về những thay đổi cần phải xảy ra trước khi bạn loại bỏ nó khỏi biểu đồ công ty của bạn.
Nếu bạn thấy mình chuyển cùng một người xung quanh công ty mà không thấy sự cải thiện nào trong sản xuất của cô ấy hoặc tăng năng lực của cô ấy, hãy khuyến khích cô ấy tìm một vị trí mới ở nơi khác. Bạn cũng có thể phải tự cứu mình một cơn đau đầu và sa thải cô ấy ngay lập tức. Tốt hơn là nên cởi mở và trung thực ngay từ đầu hơn là chiến đấu với một nhân viên cố thủ, nổi tiếng, không phù hợp với vai trò hiện tại của cô. Một nhân viên tồi càng cố thủ và trở nên phổ biến, ảnh hưởng của cô đến tinh thần càng lớn.
Giữ tình hình tích cực nhất có thể bằng cách hỗ trợ nhân viên mà bạn cần sa thải với việc tìm kiếm công việc tiếp theo của họ. Cung cấp cho họ tiền trợ cấp thôi việc, ví dụ, hoặc đưa họ vào các chương trình đào tạo như một phần của quy trình tách công ty của bạn. Trên hết, nếu bạn có thời gian và nguồn lực, hãy đưa cho nhân viên mà bạn phải sa thải hoặc đưa ra một danh sách các nguồn lực địa phương để bù đắp tổn thất kinh tế và giúp họ điều hướng con đường đến vị trí tiếp theo của họ trong một ngành hoàn toàn khác.
