Mẫu IRS W-4 là một chứng chỉ mà cơ quan thuế liên bang yêu cầu tất cả nhân viên mới phải điền và trả lại cho chủ lao động của họ. W-4 liệt kê số khoản trợ cấp giữ lại mà nhân viên muốn yêu cầu. Số lượng phụ cấp càng nhiều, số tiền giữ lại càng nhỏ. W-4 cũng cho phép nhân viên yêu cầu miễn trừ hoàn toàn việc giữ lại. Trước đây, IRS yêu cầu nhà tuyển dụng nộp W-4 cho một số nhân viên nhất định, nhưng đó không còn là trường hợp nữa.
Nộp hồ sơ
Tại một thời điểm, IRS yêu cầu người sử dụng lao động nộp các mẫu W-4 khi một nhân viên kiếm được ít nhất 200 đô la tiền lương yêu cầu hơn 10 khoản trợ cấp giữ lại. Trong năm 2010, một khoản trợ cấp đã miễn 3.650 đô la tiền lương của nhân viên khỏi thuế thu nhập. IRS cũng yêu cầu chủ lao động nộp W-4 cho những nhân viên đã hoàn toàn miễn thuế liên bang, vì lý do tình trạng nộp đơn, thu nhập hộ gia đình, các khoản khấu trừ và miễn trừ.
Khấu trừ
Người sử dụng lao động phải tuân theo các hướng dẫn của IRS để giữ lại theo một giới hạn về số lượng miễn trừ mà họ cho phép nhân viên. Nhân viên đã phải sửa lại W-4 của họ nếu họ muốn yêu cầu miễn giảm nhiều hơn mức cho phép và cung cấp một tuyên bố bằng văn bản giải thích yêu cầu. Yêu cầu phải được IRS chấp thuận trước khi người sử dụng lao động có thể điều chỉnh việc giữ lại theo mong muốn của nhân viên.
Quy định mới
Các quy định mới được thông qua năm 2005 đã thay đổi hướng dẫn nộp W-4 với Dịch vụ doanh thu nội bộ. Mặc dù luật pháp vẫn yêu cầu nhân viên nộp W-4, nhưng nó không yêu cầu tự động nộp các mẫu đơn về phía người sử dụng lao động trong mọi trường hợp.
Yêu cầu bằng văn bản
IRS vẫn có thể gửi yêu cầu bằng văn bản cho chủ lao động để gửi W-4 cho một nhân viên được chỉ định. Cơ quan này tuyên bố rằng bây giờ họ sử dụng các phương tiện khác để xác định xem một nhân viên có yêu cầu quá nhiều miễn trừ và có quá ít thuế bị khấu trừ từ tiền lương của anh ta hay không. Khi nhận được W-4, IRS có thể yêu cầu chủ lao động tăng khấu trừ trong các trường hợp thích hợp, thông qua việc sử dụng thư "khóa trong".
Thư khóa
Khi quyết định rằng việc giữ lại là không đủ đối với một nhân viên cụ thể, IRS đưa ra một bức thư "khóa trong". Bức thư đưa ra số phụ cấp tối đa cho nhân viên cụ thể đó và ngày mà chủ lao động phải bắt đầu giữ lại theo số đó. Bất kỳ thay đổi nào trong việc giữ lại trong tương lai phải được IRS chấp thuận. Một bản sao nhân viên của thư khóa phải được cung cấp cho nhân viên hoặc, nếu phù hợp, người sử dụng lao động phải thông báo cho IRS rằng nhân viên không còn làm việc cho công ty. Thư khóa cho nhân viên một thời gian ân hạn trong đó anh ta có thể gửi W-4 mới và tuyên bố hỗ trợ.
