Khi các tổ chức hoặc cơ quan chính phủ như thành phố và quận cần hàng hóa hoặc dịch vụ, họ muốn có được thỏa thuận tốt nhất có thể. Để có được món hời tốt nhất, họ đưa ra các tài liệu chào mời gọi là yêu cầu đề xuất (RFP), yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc yêu cầu chào giá (RFB). Các văn bản pháp lý này mời các công ty đấu thầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu. Khi các tài liệu này là cần thiết một cách nhanh chóng, hồ sơ dự thầu chỉ có thể được chấp nhận trong một vài ngày. Nếu đây là trường hợp, các tổ chức hoặc cơ quan chính phủ có thể yêu cầu các nhà thầu hoàn thành và chuyển vào một bản ghi nhớ giá thầu thay vì một giá thầu đầy đủ, có thể dài nhiều trang.
Viết số giá thầu vào hộp hoặc trên dòng có nhãn "Số giá thầu". Điều này thông báo cho tổ chức hoặc cơ quan chính phủ yêu cầu chào giá chính xác dự án bạn đang đấu thầu. Bao gồm ngày bạn điền vào số giá thầu trong hộp hoặc dòng có nhãn "Ngày".
Viết tiêu đề của giá thầu trong hộp hoặc trên dòng có nhãn "Tên dự án" hoặc "Tiêu đề." Điều này có thể được tìm thấy trên trang đầu của các tài liệu chào mời. Viết vị trí của dự án trong hộp hoặc trên dòng có tiêu đề "Vị trí." Nếu bạn đang đấu thầu để cung cấp sản phẩm, địa điểm là nơi bạn sẽ phân phối sản phẩm.
Bao gồm thông tin công ty của bạn. Có hộp hoặc dòng để viết tên, số điện thoại, địa chỉ của công ty bạn và tên của nhân viên viết và phê duyệt giá thầu.
Viết loại công việc đang được yêu cầu trong hộp hoặc trên dòng có nhãn "Loại công việc". Ví dụ: nếu bạn đang đấu thầu để cung cấp dịch vụ quản lý xây dựng, hãy viết "Quản lý xây dựng".
Viết những gì bạn sẽ cung cấp cho tổ chức hoặc cơ quan chính phủ trong phần "Bao gồm công việc". Đối với mỗi dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp, hãy viết số tiền bạn yêu cầu được thanh toán trong phần "Số tiền giá thầu" ở bên phải của phần "Bao gồm công việc". Tổng số cột "Số tiền giá thầu" trong hộp hoặc dòng "Tổng giá thầu".
Hoàn thành phần "Công nhận bổ sung". Chương trình bổ sung được ban hành bởi tổ chức hoặc cơ quan chính phủ khi có sự thay đổi trong các tài liệu trưng cầu. Bao gồm số lượng phụ lục trong phần này và ngày ban hành. Thông tin này nằm trên phụ lục cá nhân. Không phải lúc nào cũng có chương trình bổ sung; để trống phần này nếu không có phụ lục.
