Tài liệu quy trình nêu rõ các nhiệm vụ quan trọng diễn ra trong một công ty. Họ loại bỏ sự nhầm lẫn giữa các nhân viên và đưa tất cả các thành viên của một công ty lên cùng một trang. Một tài liệu quy trình xác định các quy trình hiện tại trong một công ty là gì. Bằng cách xác định các thực tiễn hiện tại, bạn thường khai quật được các lỗ hổng trong hệ thống hiện tại và thấy có cơ hội để cải thiện. Tài liệu quy trình cũng cho phép công ty điều chỉnh nhanh hơn để thay đổi nhu cầu kinh doanh. Rõ ràng phác thảo công ty của bạn Các chức năng hiện tại của bạn sẽ cho phép công ty tiến lên phía trước.
Xác định phạm vi của tài liệu. Bạn có thể ghi lại mọi quy trình trong một công ty hoặc trong các công ty lớn hơn, tập trung vào một bộ quy trình. Ví dụ, một công ty lớn có thể muốn bắt đầu chỉ với các chức năng kế toán của họ, thay vì ghi lại toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Dự thảo một trang, đại diện trực quan của các quá trình. Bao gồm một ma trận khả năng áp dụng, một phác thảo về người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ hoặc sơ đồ quy trình. Sơ đồ quy trình là một biểu diễn cấp cao của các bước khác nhau để hoàn thành một quy trình và cách các bước chảy qua tổ chức. Ví dụ: các bước khác nhau để thanh toán hóa đơn có thể được phác thảo bằng biểu đồ quy trình.
Giải thích về tác động của quá trình đối với các sản phẩm và dịch vụ. Chi tiết các tác động của các hoạt động bình thường và các tác động mà một sự cố trong quá trình sẽ gây ra. Ví dụ: nếu hóa đơn bị mất và không được trả tiền, nhà cung cấp sẽ từ chối giao hàng tiếp theo.
Xác định vai trò trong quy trình. Xác định vai trò theo chức năng công việc của họ chứ không phải bởi cá nhân. Ví dụ: nhân viên kế toán phải trả xử lý hóa đơn và nhập chúng vào hệ thống để thanh toán. Bộ điều khiển phê duyệt hóa đơn và ủy quyền thanh toán.
Phác thảo tất cả các hệ thống máy tính và phần mềm được sử dụng trong quy trình. Xác định rõ ràng từng hệ thống, mục đích và chức năng của nó.
Tài liệu quá trình từ đầu đến cuối. Sử dụng sơ đồ dòng quy trình của bạn như một hướng dẫn để soạn thảo văn bản. Bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt, tùy thuộc vào phạm vi bạn đã chọn để đưa vào tài liệu. Sử dụng tên vai trò để phân công trách nhiệm thay vì tên riêng lẻ.
Bao gồm một phần cho các trường hợp ngoại lệ. Tài liệu những gì xảy ra khi dòng quy trình bình thường không được tuân theo. Ví dụ: khi hệ thống máy tính không hoạt động, hệ thống kế toán trên giấy được ban hành để xử lý hóa đơn.
Xem lại tài liệu quy trình với tất cả các bên bị ảnh hưởng. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều đồng ý về các quy trình.
