Bộ phận mua hàng trong hầu hết các tổ chức là rất quan trọng bởi vì nó chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi tiêu cho toàn bộ tổ chức và vì nó giữ cho tổ chức được cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoạt động. Chi phí cho sự thiếu hiệu quả và / hoặc các quy trình thiếu sót có thể rất cao vì chúng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Ngoài ra chức năng mua hàng có thể đặc biệt dễ bị lừa đảo vì nó liên quan đến việc giải ngân tiền mặt. Kiểm toán hoạt động của bộ phận mua hàng có thể giúp loại bỏ lãng phí, kém hiệu quả và gian lận, do đó tăng thêm giá trị cho dòng dưới cùng của tổ chức.
Áp dụng phương pháp đánh giá rủi ro đối với các chức năng của bộ phận mua hàng thay vì cố gắng kiểm toán tất cả các chức năng trên cơ sở hàng năm. Xác định các chức năng của bộ phận mua hàng và đánh giá các rủi ro liên quan đến từng người. Sử dụng đánh giá rủi ro là rất quan trọng bởi vì nó đặt các nguồn lực kiểm toán nội bộ hạn chế trong các lĩnh vực cần thiết nhất.
Đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ của bộ phận mua hàng. Sử dụng khung tích hợp COSO để đánh giá. Mô hình này sẽ giúp đưa các kiểm soát vào quan điểm và giúp liên kết các kiểm soát cụ thể với các hoạt động kinh doanh cụ thể.
Thực hiện các thử nghiệm về các kiểm soát liên quan đến các hoạt động kinh doanh rủi ro cao được kiểm toán.Có được hoặc chuẩn bị bản đồ quy trình của các điều khiển đang được thử nghiệm và thực hiện từng bước của từng điều khiển này để xác minh cách chúng hoạt động. Chọn một mẫu dữ liệu cho các hoạt động kinh doanh đang được kiểm toán và kiểm tra sự tuân thủ các kiểm soát liên quan.
Phân tích kết quả của kiểm tra kiểm soát để xác định bất kỳ điểm yếu hoặc thất bại kiểm soát. Quản lý nên được nhận thức về các loại tình huống này để các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện càng sớm càng tốt.
Thực hiện các thử nghiệm nội dung trên dữ liệu chi tiết cho các hoạt động kinh doanh được kiểm toán. Các xét nghiệm này nên bao gồm các thủ tục phân tích cũng như kiểm tra tài liệu nguồn. Do các bộ phận mua hàng bắt đầu giải ngân tiền mặt là một mối quan tâm lớn, kiểm toán viên nên tìm kiếm các chỉ số gian lận và / hoặc sự bất thường trong dữ liệu như là một phần của quy trình phân tích.
Tiến hành một hội nghị thoát với các nhà quản lý bộ phận mua hàng. Cung cấp một danh sách các phát hiện và các vấn đề cần được giải quyết và các khuyến nghị về cách giải quyết chúng. Nếu phát hiện gian lận, cần báo cáo cho quản lý cấp cao bên ngoài bộ phận mua hàng. Cung cấp cho các nhà quản lý bộ phận mua hàng một cơ hội để trình bày thêm thông tin và / hoặc bằng chứng có thể thay đổi kết quả kiểm toán và đưa ra kế hoạch hành động khắc phục để giải quyết các vấn đề và phát hiện kiểm toán còn lại.
Viết báo cáo kiểm toán cho cấp quản lý thích hợp và / hoặc ban giám đốc. Bao gồm kế hoạch hành động khắc phục từ các nhà quản lý bộ phận mua hàng trong báo cáo.
