Thư kinh doanh được sử dụng để liên lạc chính thức trong các công ty và tổ chức. Không giống như thư từ thông thường được viết cho người quen và người thân, thư kinh doanh có ý nghĩa truyền đạt thông tin ngắn gọn và chuyên nghiệp đến người nhận. Thông thường, thư tín kinh doanh bao gồm một giới thiệu, cơ thể và kết luận. Sự khác biệt giữa hai định dạng chữ cái cũng có thể được tìm thấy trong dấu câu, độ dài, âm điệu và phong cách viết. Ngoài ra, thư kinh doanh thường yêu cầu gọi hành động hoặc trả lời sau khi nhận được thư.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
Tiêu đề thư của công ty
Bắt đầu với công ty cơ bản hoặc tiêu đề thư chính thức. Đảm bảo địa chỉ của bạn được bao gồm ở trên cùng, cùng với chi tiết liên hệ và logo công ty nếu có.
Viết ngày tháng. Đặt địa chỉ của người nhận hai dòng bên dưới ngày, trên lời chào. Bao gồm tên, chức danh chính thức, tên công ty và địa chỉ văn phòng.
Nhập lời chào hai dòng bên dưới địa chỉ của người nhận. Địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng, Dear, theo sau là tiêu đề và họ cá nhân. Nhớ thêm dấu hai chấm thay vì dấu phẩy sau tên cuối cùng. Sử dụng dịch vụ này cho ai có thể quan tâm đến người khác hoặc người thân mến nếu bạn không biết tên hoặc giới tính của người nhận.
Bắt đầu đoạn giới thiệu của bạn sau khi chào. Nói về lý do tại sao bạn viết thư kinh doanh và những gì bạn muốn yêu cầu từ người nhận. Nêu vị trí của bạn nếu trình bày một lập luận. Tham khảo các sự kiện, cuộc họp hoặc cá nhân quen thuộc hoặc có liên quan đến người đọc.
Xây dựng về mục đích hoặc chủ đề chính của bức thư của bạn trong cơ thể. Cung cấp các ví dụ hỗ trợ cho lập luận, yêu cầu hoặc đề xuất của bạn. Cung cấp chi tiết về các tính năng và lợi ích của sản phẩm, cũng như lời chứng thực của khách hàng nếu bán cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.
Theo dõi cơ thể với kết luận của bạn. Lặp lại yêu cầu ban đầu hoặc vị trí của bạn. Cảm ơn người đọc đã dành thời gian và sự quan tâm của cô ấy, và cho cô ấy biết làm thế nào cô ấy có thể liên lạc với bạn để biết thêm câu hỏi hoặc thông tin.
Kết thúc với một đóng hai dòng miễn phí từ câu cuối cùng của cơ thể. Phân bổ bốn không gian cho chữ ký và tên in của bạn.
Lời khuyên
-
Mặc dù tùy chọn, bạn có thể lưu ý mục đích của bức thư ngay từ đầu bằng cách bao gồm một dòng chủ đề trước lời chào. Nó cũng phổ biến để thêm một dòng chú ý để chỉ rõ người nhận dự định.
Viết câu ngắn gọn và ngắn gọn. Hãy nhớ rằng độc giả có thể đọc lướt thay vì đọc từng từ trong thư của bạn. Chữ in đậm bạn cho là quan trọng đối với người đọc. Đối với các chữ cái dài hơn một trang, hãy xem xét nhóm các đoạn bên dưới tiêu đề hoặc tổ chức nội dung bằng cách sử dụng đạn và số.
