Nếu bạn từng làm việc ở vị trí hành chính, đó có thể là công việc của bạn để ghi lại phút. Nó có thể khó hơn bạn nghĩ để phiên âm phút. Biên dịch phút có nghĩa là đạt được sự cân bằng phù hợp giữa việc sao chép quá ít và quá nhiều ghi chú bạn đã thực hiện trong cuộc họp. Hơn nữa, bạn phải rèn luyện không chỉ các kỹ năng nghe sắc bén mà cả khả năng biên tập tốt. Bằng cách làm theo hướng dẫn dưới đây, bạn có thể tạo ra một phiên âm phút chuyên nghiệp.
Thực hiện phiên âm của bạn ngay khi bạn có thể sau cuộc họp của bạn. Bạn sẽ có thể dễ dàng nhớ lại những gì đã diễn ra tại cuộc họp.
Đúng chính xác cho phép tài liệu phút của bạn. Ghi lại những người tham dự cuộc họp, (các) mục tiêu của cuộc họp và ngày / thời gian của cuộc họp. Bạn cũng nên bao gồm một khóa liệt kê tên viết tắt của người tham dự cùng với tên đầy đủ của họ, bởi vì mỗi lần người tham dự nói, bạn có thể mở đầu câu nói của họ bằng tên viết tắt của họ.
Phiên âm cuộc họp theo thứ tự thời gian của nó. Chia các cuộc thảo luận / hội thoại theo chủ đề, nếu có nhiều hơn một chủ đề được thảo luận tại cuộc họp. Chẳng hạn, nếu cuộc thảo luận thay đổi từ mối quan tâm về ngân sách sang nguồn nhân lực, hãy mở đầu cuộc hội thoại tiếp theo như sau: "Cuộc thảo luận thay đổi thành sự cân nhắc của bộ phận nhân sự …"
Phân biệt giữa các cuộc thảo luận quan trọng và không quan trọng tại cuộc họp của bạn. Chẳng hạn, bạn chắc chắn không muốn ghi lại những khoảnh khắc mà ai đó lạc đề và nói về những vấn đề cá nhân. Thay vì đề cập đến việc cuộc thảo luận lệch lạc, hãy viết dấu chấm lửng "…" hoặc đại loại như "Sau khoảng một giờ trò chuyện không liên quan …"
Lưu tài liệu của bạn vào ổ cứng (hoặc ổ flash) trước khi in ra. Một phút sao chép ghi lại hầu hết các quyết định quan trọng của một doanh nghiệp, do đó, điều cần thiết là các quyết định này phải được lưu lại để tham khảo trong tương lai.
Lời khuyên
-
Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn trước khi bạn gửi bản phiên âm cho sếp của bạn. Hỏi sếp của bạn nếu có một mẫu bạn có thể sử dụng để sao chép phút của bạn. Nếu không, hãy hỏi nếu có bản phiên âm phút trước bạn có thể tham khảo trong khi viết của riêng bạn.
Cảnh báo
Hãy cực kỳ cẩn thận về việc ghi lại bất kỳ sự bùng nổ nào trong một cuộc họp. Đừng đề cập đến người đứng sau vụ nổ, nhưng hãy nói điều gì đó như: "Chúng tôi rất khuyến khích điều đó.." Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về việc liên kết một cái tên với một tiếng vang, hãy tham khảo ý kiến của chủ tịch cuộc họp.
