Tất cả các giao dịch tài chính cho bất kỳ tổ chức nào cuối cùng được đăng lên sổ cái theo cách này hay cách khác. Khi một chương trình máy tính được sử dụng để hạch toán, hầu hết các dữ liệu tài chính được đăng lên một sổ cái phụ như các tài khoản phải trả hoặc các khoản phải thu có thể tự động gửi lên sổ cái. Tuy nhiên, một số mục phải được đăng trực tiếp lên sổ cái. Các giao dịch thường được đăng trực tiếp vào sổ cái là chi phí vốn, tích lũy lãi, tích lũy khấu hao, điều chỉnh sẽ được đảo ngược trong kỳ kế toán tiếp theo và các điều chỉnh tài khoản khác không thể được thực hiện thông qua sổ cái phụ. Khi đăng lên sổ cái, phải hết sức cẩn thận, vì việc sửa lỗi với nhiều mục sổ kế toán tổng hợp làm cho hồ sơ kế toán lộn xộn. Tuy nhiên, bên cạnh đó, việc đăng lên sổ cái không phức tạp.
Lắp ráp tất cả các tài liệu liên quan đến các mục bạn cần đăng lên sổ cái. Chúng có thể bao gồm các thỏa thuận mua, hợp đồng cho thuê hoặc cho vay, lịch khấu hao và lịch trình khấu hao.
Chuẩn bị một bảng tính trên máy tính của bạn hoặc trên giấy, chi tiết từng mục sổ cái chung cần được đăng. Bao gồm một mô tả đầy đủ về mục sổ kế toán tổng hợp, tài khoản chính xác sẽ được ghi nợ và số tiền, sau đó tài khoản tương ứng sẽ được ghi có và số tiền. Giữ số tiền ghi nợ của bạn trong một cột ở bên trái và tín dụng trong một cột ở bên phải.
Tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng cho tất cả các mục sổ cái chung của bạn và đảm bảo rằng tổng số ghi nợ và tín dụng của bạn là như nhau. Nếu bạn đã chuẩn bị bảng tính của mình trên máy tính, hãy in nó ra để tham khảo trong khi bạn nhập dữ liệu vào mô-đun sổ cái chung.
Truy cập mô-đun sổ cái chung trong chương trình kế toán của bạn trên máy tính. Xác minh rằng ngày cho sổ cái chung của bạn được đặt thành khoảng thời gian mà bạn muốn đăng các mục của mình. Điều này rất quan trọng vì các mục thường được đăng lên sổ cái sau khi kết thúc thời gian. Ví dụ, trong khi tháng hiện tại thực sự có thể là tháng hai, bạn có thể đăng các mục sổ cái chung cho tháng 1, vì vậy trong trường hợp này, hãy đảm bảo ngày sổ cái chung của bạn được đặt thành tháng một.
Nhập các mục sổ kế toán tổng hợp của bạn vào mô đun sổ cái chung theo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán của bạn.
In một báo cáo của các mục sổ cái chung chưa đăng. Đọc lại các mục sổ cái chung của bạn, kiểm tra bảng tính của bạn (và thêm băng máy, nếu cần) bạn đã chuẩn bị. Thực hiện bất kỳ sửa chữa cần thiết cho các mục sổ cái chung của bạn. Đừng đăng lên sổ cái chung.
Tạo một bản sao lưu máy tính của dữ liệu sổ cái chung của bạn. Dán nhãn sao lưu dữ liệu sổ cái chung của bạn một cách rõ ràng và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn.
Đăng các mục sổ cái chung của bạn theo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán của bạn. In một bản ghi đầy đủ các mục bạn đã đăng lên sổ cái chung của bạn. Lưu trữ chúng trong các tập tin hoặc sổ cái thích hợp như một phần của hồ sơ kế toán vĩnh viễn của bạn.
Lời khuyên
-
Luôn luôn ghi chép kỹ lưỡng bất kỳ mục nào bạn đăng lên sổ cái, vì bạn không bao giờ có thể chắc chắn rằng bạn sẽ có mặt để giải thích các mục sổ cái chung của bạn sau này. Lưu trữ tài liệu của bạn một cách an toàn như là một phần của hồ sơ kế toán vĩnh viễn của bạn. Nếu bạn không sử dụng máy tính mà thay vào đó chỉ thực hiện kế toán trên giấy, hãy ghi thủ công hoặc đăng các mục sổ cái chung chính xác trong sách của bạn theo định dạng kế toán được chấp nhận chung, đảm bảo cập nhật số dư của tất cả các tài khoản bị ảnh hưởng. Luôn luôn ghi chép các mục sổ cái chung của bạn một cách kỹ lưỡng và lưu trữ hồ sơ kế toán của bạn ở một vị trí rất an toàn.
