Phối hợp dự án thường đề cập đến việc lập kế hoạch và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Phối hợp là điều cần thiết cho một doanh nghiệp liên quan đến hai hoặc nhiều dự án liên quan. Các dự án khác nhau dựa trên mục tiêu kinh doanh nhưng có thể bao gồm tung ra một sản phẩm mới hoặc mở rộng dịch vụ sang các lĩnh vực mới. Một điều phối viên dự án thường giữ các vai trò và trách nhiệm khác nhau, tùy thuộc vào ngành, quy mô kinh doanh và mục tiêu dự án. Ví dụ, các công ty có thể chỉ định các điều phối viên dự án riêng biệt để xử lý các vấn đề trong nước và quốc tế; trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ có thể dệt các nhiệm vụ điều phối dự án cơ bản thành vai trò quản lý. Điều phối viên dự án có thể phục vụ như là người ra quyết định hoặc trợ lý để quản lý lãnh đạo.
Khái niệm cơ bản
Phạm vi dự án (ví dụ: tích hợp các dự án với các nhóm khác nhau hoặc xem xét các lựa chọn thay thế) và khung thời gian (cả thời hạn ngắn và tổng thời hạn) thể hiện các tính năng thiết yếu - đặc biệt là phối hợp thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch dài hạn cùng với thực hiện liền mạch. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn có ý định mở một địa điểm mới, thì bạn phải dự đoán chính xác thời gian cần thiết để xây dựng một cửa hàng, xin giấy phép cần thiết, mua đồ nội thất hoặc thiết bị, cũng như thuê và đào tạo đủ nhân viên. Do đó, sự chậm trễ trong việc tiếp nhận các nguồn cung cấp thiết yếu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án, chẳng hạn như bằng cách thêm chi phí dự án.
Nhân viên
Để duy trì hiệu quả, hãy xem xét chỉ định một người hoặc một nhóm người làm điều phối viên dự án. Điều phối viên dự án phải có kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ để dự đoán và ứng phó với sự chậm trễ hoặc tình huống bất ngờ. Hơn nữa, họ sẽ có thể tương tác và đàm phán với các loại người khác nhau. Nếu một dự án liên quan đến việc hợp tác với một doanh nghiệp ở Mexico, thì các điều phối viên nên nhận ra rằng phong tục kinh doanh khác ở Mexico so với ở Hoa Kỳ. Nếu bạn không thể tạo vai trò điều phối viên dự án độc lập, thì hãy điều chỉnh nhiệm vụ của điều phối viên dự án để làm trợ lý nhóm điều hành. Ví dụ, một trợ lý dự án có thể lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị chương trình nghị sự và đánh giá tiến độ với mục tiêu chung là hỗ trợ hiệu quả dự án.
Phần mềm
Kết hợp các chương trình phần mềm để tăng hiệu quả, chẳng hạn như để duy trì các tệp dự án và quản lý thông tin chính. Đối với các dự án nhất định, bảng tính, biểu đồ hoặc biểu đồ treo tường hoạt động hiệu quả. Bạn cũng sử dụng các chương trình như Microsoft Excel hoặc Project hoặc thậm chí phát triển phần mềm độc quyền. Ví dụ: bạn có thể thiết kế một chương trình để tập trung vào một khía cạnh quan trọng, chẳng hạn như tổng chi phí dự án phát sinh hoặc các vấn đề kiểm soát chất lượng. Hãy chắc chắn rằng thông tin dự án vẫn dễ dàng truy cập đối với những người tham gia chính.
Cân nhắc
Một số dự án liên quan đến những người từ các tổ chức hoặc doanh nghiệp khác nhau làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu tương tự. Liên tục phân tích rủi ro dự án, chẳng hạn như nếu một thành viên trong nhóm không thể có được giấy phép hoặc cung cấp vật tư đúng hạn. Điều phối dự án phải bao gồm các kế hoạch dự phòng có thể được thực hiện nhanh chóng nếu cần.
Sự quản lý
Các giai đoạn điều phối dự án thường bao gồm tạo ra một mục tiêu tổng thể, lập kế hoạch cho các nhiệm vụ thiết yếu, cộng với thực hiện và kiểm soát dự án. Phát triển phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, mối đe dọa) hoặc phân tích BƯỚC (xã hội, công nghệ, kinh tế và chính trị) trong các giai đoạn khác nhau để đánh giá tiến độ dự án.
