Các công ty duy trì hệ thống hàng tồn kho bằng cách sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn duy trì số dư tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống kiểm kê định kỳ chỉ cập nhật số dư tồn kho khi lấy số lượng vật lý. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn yêu cầu số lượng hàng tồn kho vật lý phải được thực hiện hàng năm, trong khi hệ thống kiểm kê định kỳ thực hiện số lượng hàng tồn kho vật lý thường xuyên hơn. Đối với cả hai hệ thống, sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho vật lý và số lượng báo cáo trong hệ thống hàng tồn kho được điều chỉnh thông qua điều chỉnh hàng tồn kho.
Hàng tồn kho vật lý
Điều chỉnh hàng tồn kho đòi hỏi phải có số lượng hàng tồn kho vật lý để kế toán viên có thể so sánh nó với số dư hàng tồn kho được ghi trong hệ thống. Tất cả các hoạt động phải chấm dứt trong quá trình kiểm kê vật lý để duy trì tính toàn vẹn của số lượng. Nhân viên công ty tự đếm và ghi lại mọi đơn vị có trong kho trong quá trình kiểm kê vật lý.
Điều chỉnh hàng tồn kho định kỳ
Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, chủ doanh nghiệp ghi lại thay đổi hàng tồn kho khi anh ta đếm thực tế hàng tồn kho. Anh ta so sánh số dư hàng tồn kho được ghi nhận hiện tại với số lượng hàng tồn kho anh ta vừa thực hiện. Sự khác biệt được ghi nhận như là một điều chỉnh hàng tồn kho. Mục nhật ký điều chỉnh hàng tồn kho bao gồm ghi nợ vào Giá vốn hàng bán, tín dụng cho Mua hàng và ghi nợ hoặc ghi có vào Hàng tồn kho. Chủ sở hữu xác định số tiền mua hàng dựa trên sự tích lũy của các giao dịch mua được thực hiện trong suốt tháng. Số lượng hàng tồn kho được tính dựa trên chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho vật lý và số dư hàng tồn kho trong hệ thống. Nếu số lượng hàng tồn kho thể hiện sự gia tăng số dư hàng tồn kho, tài khoản sẽ bị ghi nợ. Nếu số lượng hàng tồn kho thể hiện mức giảm, tài khoản được ghi có. Giá vốn hàng bán được xác định bằng cách tính số lượng cần thiết để cân bằng mục nhập.
Điều chỉnh hàng tồn kho vĩnh viễn
Trong một hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn, giao dịch mua và bán ảnh hưởng đến số dư hàng tồn kho tại thời điểm giao dịch. Hàng tồn kho cuối cùng được ghi lại trong một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn về mặt lý thuyết phải phù hợp với số lượng hàng tồn kho vật lý. Kế toán so sánh hàng tồn kho vật lý với số dư hệ thống hàng tồn kho. Kế toán ghi lại sự khác biệt là điều chỉnh hàng tồn kho. Số tiền chênh lệch được tính vào Chi phí hàng hóa được bán cùng với phần khác của mục nhập tính phí Hàng tồn kho. Nếu số lượng hàng tồn kho vật lý cho thấy số dư cao hơn hệ thống hàng tồn kho, kế toán sẽ ghi nợ Hàng tồn kho và tín dụng Chi phí hàng hóa bán ra. Nếu số lượng hàng tồn kho vật lý cho thấy số dư thấp hơn hệ thống hàng tồn kho, kế toán sẽ ghi nợ Chi phí hàng hóa bán và tín dụng Hàng tồn kho.
Phân tích hàng tồn kho
Một số điều chỉnh hàng tồn kho xảy ra do hoạt động kinh doanh thông thường, chẳng hạn như hư hỏng hàng tồn kho hoặc lỗi nhập dữ liệu. Kế toán cần phân tích điều chỉnh hàng tồn kho lớn để xác định lý do tại sao điều chỉnh lớn đang xảy ra. Lỗi thường xuyên trong nhập dữ liệu đòi hỏi phải đào tạo lại hoặc tái cấu trúc trách nhiệm. Điều chỉnh hàng tồn kho lớn không giải thích được có thể là kết quả của hành vi trộm cắp, cho thấy an ninh cần phải tăng lên.
