Các bộ phận nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong các lĩnh vực như lập kế hoạch lực lượng lao động, quan hệ lao động và lao động, đào tạo và phát triển và tuân thủ pháp luật trong các tổ chức của họ. Do không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ, nên HR có thể được coi là một chức năng riêng biệt ngoài hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, một bộ phận nhân sự hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt thực sự cho thành công của tổ chức. Một bộ phận nhân sự thường gặp một số yếu tố bên trong và bên ngoài như là một phần của chức năng của nó.
Yếu tố bên ngoài: Nhóm lao động có sẵn
Có lẽ chức năng chính của các bộ phận nhân sự là duy trì mức độ nhân sự phù hợp thông qua kế hoạch hóa lực lượng lao động. Một yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng ứng viên đủ điều kiện là sự sẵn có của thị trường lao động, bị ảnh hưởng bởi tỷ lệ thất nghiệp, số lượng lao động có trình độ trong khoảng cách đi lại hợp lý và, trong một số trường hợp, ứng viên có kỹ năng chuyên môn như điều dưỡng hoặc Công nghệ. Một tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc xác định và thu hút các ứng viên phù hợp, đặc biệt là nếu các bộ kỹ năng tương tự được yêu cầu trong toàn ngành.
Vị trí địa lý của công ty cũng có thể là một yếu tố nếu nhóm lao động không đủ lớn trong khu vực trực tiếp. Sau đó, các nhà quản lý nhân sự có thể cần tập trung nỗ lực tuyển dụng của họ bên ngoài khu vực và trả các gói tái định cư khi thích hợp để khuyến khích nhân viên có trình độ đảm nhận vị trí này.
Yếu tố bên ngoài: Quy định của chính phủ
Luật pháp và quy định tại nơi làm việc của liên bang và tiểu bang là các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực đòi hỏi nguồn nhân lực để đảm bảo công ty tuân thủ. Các quy định có thể ảnh hưởng đến cách một công ty tiến hành tuyển dụng, đào tạo, bồi thường và thậm chí kỷ luật công nhân của mình và một sai lầm có thể dẫn đến các biện pháp trừng phạt đối với công ty hoặc thậm chí các vụ kiện của nhân viên, nhân viên tương lai, nhà cung cấp và khách hàng. Một ví dụ là Đạo luật Người Mỹ khuyết tật, trong nhiều trường hợp tạo ra sự cần thiết cho các công ty sửa đổi cấu hình văn phòng của họ hoặc cung cấp chỗ ở hợp lý khác cho người khuyết tật.
Yếu tố bên trong: Mức độ tăng trưởng
Một yếu tố nội bộ tác động đến nguồn nhân lực là tốc độ tăng trưởng hiện tại và dự kiến của công ty. Các công ty trải qua sự tăng trưởng mạnh mẽ và mở rộng nhanh chóng có thể yêu cầu bộ phận nhân sự của mình tập trung vào tuyển dụng và nhân sự. Các công ty trì trệ hơn có thể tập trung nhiều hơn vào các nỗ lực giữ chân nhân viên và cải thiện văn hóa và môi trường làm việc của công ty thông qua việc nâng cấp các mô tả công việc và tăng cường các chương trình trợ cấp và trợ cấp. Các công ty thu hẹp quy mô có thể phải đưa ra quyết định đáng tiếc để mất một số nhân viên của mình; một thông điệp thường để lại cho HR để chuyển tiếp.
Yếu tố bên trong: Sử dụng công nghệ
Một trong những yếu tố nội bộ quan trọng ảnh hưởng đến hoạch định nguồn nhân lực là sự sẵn sàng cho bộ phận nhân sự và quản lý công ty sử dụng công nghệ để hỗ trợ một số chức năng nhân sự quan trọng. Ví dụ, các công ty sử dụng nhiều công cụ hơn như quản lý lợi ích trực tuyến, nơi nhân viên có thể tự thay đổi kế hoạch lợi ích của họ, cung cấp cho nhân viên nhân sự nhiều thời gian hơn để tập trung vào các lĩnh vực khác như tuyển dụng hoặc đào tạo và phát triển nhân viên. Điều này có thể giải phóng một lượng đáng kể thời gian và nguồn lực trong toàn tổ chức.
