Khi các doanh nghiệp làm việc với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên, họ thực hiện nhiều giao dịch tài chính. Một số giao dịch liên quan đến việc chuyển tiền mặt. Các giao dịch khác liên quan đến lời hứa chuyển tiền mặt trong tương lai. Những giao dịch này là cơ sở để báo cáo tài chính trong tương lai cho công ty. Tất cả các giao dịch có thể được phân loại là giao dịch nội bộ hoặc bên ngoài. Giao dịch nội bộ sử dụng các tài nguyên của doanh nghiệp và không liên quan đến các thực thể bên ngoài. Nhiều giao dịch mà các công ty có kinh nghiệm rơi vào danh mục giao dịch bên ngoài.
Giao dịch kế toán
Giao dịch kế toán tác động đến tình hình tài chính của công ty và cần xuất hiện trong hồ sơ tài chính. Bộ phận kế toán ghi lại từng giao dịch trong hồ sơ tài chính sau khi nhận được kiến thức rằng giao dịch xảy ra. Kế toán nhận được nhiều tài liệu để truyền đạt thông tin về từng giao dịch. Những tài liệu này bao gồm hóa đơn của khách hàng, báo cáo thanh toán của nhà cung cấp hoặc báo cáo chi phí nhân viên. Kế toán sử dụng thông tin từ tài liệu để nhập số tiền và tài khoản phù hợp cho mỗi giao dịch.
Thực thể bên ngoài
Các giao dịch bên ngoài liên quan đến sự tương tác giữa công ty và một thực thể bên ngoài công ty. Các thực thể bên ngoài tiến hành kinh doanh với công ty dựa trên những lợi ích thu được từ mối quan hệ đó. Những thực thể này có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho công ty. Hoặc họ có thể nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty. Ví dụ, công ty tiện ích cung cấp điện, nhà cung cấp sản phẩm văn phòng vận chuyển bút và khách hàng mua hàng hóa đều đủ điều kiện là thực thể bên ngoài.
Giao dịch bên ngoài
Một giao dịch bên ngoài đề cập đến bất kỳ giao dịch nào xảy ra giữa công ty và một thực thể bên ngoài. Mỗi giao dịch liên quan đến việc chuyển tài nguyên. Những tài nguyên này bao gồm các sản phẩm, dịch vụ hoặc tiền mặt. Các thực thể liên quan xác định tài nguyên nào họ phải cung cấp và tài nguyên nào họ muốn nhận. Công ty và thực thể bên ngoài trao đổi một tài nguyên cho một tài nguyên khác trong giao dịch. Mỗi công ty ghi lại sự trao đổi trong hồ sơ tài chính của họ.
Ví dụ
Các doanh nghiệp trải nghiệm một loạt các giao dịch bên ngoài trong suốt hoạt động hàng ngày của họ. Chúng bao gồm bán sản phẩm cho khách hàng, trả lương cho nhân viên, vay tiền từ ngân hàng hoặc mua vật tư từ nhà cung cấp. Khách hàng, nhân viên, ngân hàng và nhà cung cấp đại diện cho các thực thể tách biệt với công ty. Giao dịch được thực hiện với mỗi thực thể này đại diện cho các giao dịch bên ngoài. Mỗi giao dịch cung cấp lợi ích cho cả hai thực thể.
