Tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn và bất cứ khi nào nó chảy ra để mua tài sản mới, cải thiện tài sản hiện có hoặc giảm trách nhiệm pháp lý, giao dịch được ghi nhận như một khoản chi tiêu. Các khoản giải ngân hoặc thanh toán như mua hoặc nâng cấp máy móc, phân phối cho chủ sở hữu hoặc thanh toán các khoản vay ngân hàng chỉ là một vài trong số các chi phí cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn.
Chi phí so với chi phí
Chi tiêu có nghĩa là sử dụng tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền để mua tài sản, trả nợ hoặc hoạt động quỹ. Một số chi tiêu có thể là chi phí nhưng không phải mọi chi tiêu đều là chi phí được khấu trừ.
Báo cáo trên báo cáo thu nhập, chi phí kinh doanh là chi phí đã hết hạn, được sử dụng hết hoặc cần thiết để kiếm doanh thu trong một khoảng thời gian cụ thể. Các chi phí được khấu trừ mua như tiền thuê nhà, tiện ích, thuế, giấy phép, phí chuyên môn, vật tư văn phòng, quảng cáo, hoa hồng, sửa chữa, bảo hiểm, vật liệu, nhân công và giá vốn hàng bán.
Các quy ước về kế toán và trách nhiệm thuế đôi khi làm choáng váng các cách bạn thực hiện và ghi lại các khoản thanh toán liên quan đến khi tiền thực sự đổi chủ. Việc trao đổi tiền là một khoản chi, trong khi mục ghi sổ ghi lại giao dịch là một phần của báo cáo lãi lỗ của bạn thể hiện chi phí được khấu trừ.
Tài chính và khấu hao
Khi bạn tài trợ cho các hoạt động kinh doanh, bạn được phép khấu trừ số tiền bạn chi tiêu ngay cả khi bạn trả tiền cho các giao dịch mua này bằng tiền vay. Nhưng bạn không được phép khấu trừ tiền gốc cho các khoản vay kinh doanh. Nếu bạn vay $ 1.000 để trả tiền thuê nhà trong một tháng khi tiền mặt bị thắt chặt, chi phí thuê sẽ được khấu trừ trong tháng hiện tại. Nếu bạn trả lại $ 1.000 vào tháng tiếp theo khi tiền mặt dồi dào hơn, bạn không được phép khấu trừ khoản thanh toán này lần thứ hai. Khoản thanh toán gốc là một khoản chi vì tiền rời khỏi tài khoản doanh nghiệp của bạn, nhưng đó không phải là chi phí vì chi phí đã được ghi nhận khi bạn trả tiền thuê nhà.
Tương tự, khi bạn mua một thiết bị lớn mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng theo thời gian, bạn thường thực hiện tất cả các chi tiêu cùng một lúc bằng cách viết một kiểm tra cho mặt hàng đó. Tuy nhiên, khi ghi nhận mua hàng dưới dạng chi phí được khấu trừ, bạn phải khấu hao hoặc khấu trừ khoản khấu trừ trong số năm bạn dự kiến tài sản sẽ được sử dụng. Ví dụ: nếu nhà hàng của bạn mua một lò nướng mà bạn dự kiến sẽ sử dụng trong 10 năm, toàn bộ số tiền mua là một khoản chi nếu bạn trả tiền cho lò nướng trong một khoản thanh toán. Nhưng bạn chỉ có thể ghi lại một phần mười chi phí của lò là chi phí được khấu trừ trong mỗi năm mà doanh nghiệp của bạn sử dụng nó.
