Bất kỳ người nào phụ trách điều hành một tổ chức phải có kỹ năng quản trị mạnh mẽ, bao gồm cả kỹ năng tổ chức và kỹ thuật. Nhiều tổ chức thuê trợ lý hành chính để đảm bảo công việc được hoàn thành một cách có tổ chức và hiệu quả. Những trợ lý này giúp tổ chức của họ có các công việc kỹ thuật cơ bản, như thiết lập các bài thuyết trình PowerPoint và lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu máy tính. Công việc của một trợ lý hành chính đã được tăng cường bởi công nghệ máy tính tiên tiến và hệ thống nhắn tin thoại hiệu quả. Khả năng tổ chức như quản lý thời gian và kỹ năng giao tiếp cũng là những kỹ năng quản trị quan trọng.
Kỹ năng tin học
Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng quản trị đòi hỏi kỹ năng máy tính. Các quản trị viên hiệu quả đã thành thạo phần mềm kinh doanh cơ bản, bao gồm PowerPoint, Excel, Outlook và Word. Theo Karen Porter, một huấn luyện viên nghề nghiệp cho các chuyên gia, trợ lý hành chính phải có khả năng đánh máy nhanh và là nhà nghiên cứu Internet hiệu quả. Trợ lý hành chính hiện đại làm xuất bản rộng rãi máy tính để bàn và làm việc chặt chẽ với các trung tâm in ấn.
Kỹ năng quản lý
Một cá nhân có kỹ năng quản trị mạnh mẽ có khả năng quản lý thời gian của chính mình và cả thời gian của người khác. Cô phải tổ chức các ưu tiên công việc cho một số người khác nhau, làm việc theo lịch trình và quản lý lịch. Ngoài quản lý thời gian, những người có kỹ năng quản trị đôi khi được kỳ vọng sẽ thể hiện kỹ năng lãnh đạo, thúc đẩy nhóm và giúp giải quyết xung đột.
Kỹ năng viết
Một người có kỹ năng hành chính có thể soạn thảo các báo cáo bằng văn bản truyền đạt hiệu quả các ý tưởng và mục tiêu của tổ chức. Cô ấy có thể diễn đạt ý tưởng theo cách mà các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và biết cách tiến hành. Các công việc viết lách khác đòi hỏi kỹ năng quản trị là đọc tài liệu, soạn thảo thư kinh doanh và gõ chính tả được đưa ra bởi một giám đốc điều hành hoặc thành viên khác trong nhóm.
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện là một kỹ năng hành chính bao gồm lập kế hoạch cho cả các cuộc họp nội bộ và các sự kiện bên ngoài. Các tổ chức kêu gọi các trợ lý hành chính sắp xếp việc đi lại và phối hợp họ với lịch làm việc.
