Nội thất văn phòng, thiết bị và vật tư thường được liệt kê dưới dạng chi tiết đơn hàng riêng lẻ trong ngân sách văn phòng. Khi số tiền thừa còn lại vào cuối năm trong một chi tiết đơn hàng cụ thể, những khoản tiền đó là khoản đầu tiên được giảm hoặc loại bỏ trong quá trình cắt giảm ngân sách. Điều quan trọng là nghiên cứu thiết kế nội thất văn phòng, độ bền thiết bị văn phòng và giảm giá cung cấp văn phòng để bạn có thể sử dụng tốt nhất tất cả ngân sách được phân bổ của mình theo các chi tiết đơn hàng cụ thể trước khi kết thúc năm tài chính.
Nội thất văn phòng
Thuật ngữ nội thất văn phòng bao gồm đồ nội thất là một phần của thiết kế văn phòng và bao gồm tất cả các đồ nội thất lớn, như bàn, bàn, ghế và kệ sách. Những mặt hàng lớn này thường có giá hàng trăm hoặc hàng ngàn đô la cho mỗi mặt hàng và kéo dài tối thiểu năm năm. Ngân sách cho nội thất văn phòng có thể không nhất quán, bởi vì hầu hết các chi phí nội thất của văn phòng được ngân sách chi phí khởi nghiệp của công ty.Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, ngân sách nội thất văn phòng có thể được giảm mạnh trong một hoặc hai năm tiếp theo. Mặc dù một số đồ nội thất văn phòng lớn có thể cần phải được thay thế cứ sau hai mươi năm, đồ nội thất văn phòng chất lượng cao có thể không bao giờ cần phải thay thế. Đồ nội thất được thiết kế tốt và tiện dụng có thể tăng năng suất và sự nhiệt tình của công nhân, có nghĩa là một khoản đầu tư vào nội thất văn phòng thường là một khoản đầu tư vào hình ảnh của công ty.
Thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng là một vật dụng chức năng hoặc cơ học được sử dụng để tạo thuận lợi cho sản xuất trong văn phòng, chẳng hạn như máy fax hoặc máy photocopy. Các mặt hàng ít tốn kém hơn, chẳng hạn như máy dập ghim, thường được phân loại là đồ dùng văn phòng. Văn phòng đương đại đòi hỏi rất nhiều thiết bị văn phòng. Kể từ năm 2010, thiết bị văn phòng cơ bản bao gồm một máy tính cho mỗi nhân viên, và một máy in và máy quét thường được sử dụng trong mỗi không gian văn phòng. Các thiết bị văn phòng tiên tiến hơn có thể bao gồm máy quét vân tay hoặc mắt, máy ảnh kỹ thuật số công nghệ cao hoặc máy quay video và thiết bị hội nghị video, bao gồm máy chiếu màn hình phẳng. Thiết bị văn phòng có thể cần phải được thay thế thường xuyên hơn đồ nội thất văn phòng, đặc biệt khi công nghệ mới được ra mắt và sử dụng. Chức năng của thiết bị văn phòng càng quan trọng đối với văn phòng, nó sẽ càng cần phải được thay thế thường xuyên hơn. Thiết bị văn phòng phải đối mặt với sự hao mòn nhiều hơn từ việc sử dụng hàng ngày và nhất quán, chẳng hạn như máy tính xách tay của công ty hoặc điện thoại di động, sẽ có tuổi thọ ngắn hơn và chi phí bảo trì lớn hơn. Chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng phải là một chi tiết đơn hàng riêng biệt từ phân bổ thiết bị văn phòng.
Văn phòng phẩm
Vật tư văn phòng nói chung bao gồm tất cả các vật dụng cần thiết để điều hành văn phòng. Thiết bị văn phòng nhỏ, chẳng hạn như máy dập ghim và máy rút băng, cũng có thể được mua theo chi tiết đơn hàng này. Chi phí cung cấp văn phòng chính có thể bao gồm các ram giấy, các biểu mẫu và tài liệu in, ghi chú dán và notepad. Tất cả các mặt hàng có thể sử dụng, chẳng hạn như bút, bút chì, tô sáng và tất cả các vật dụng viết, cũng thuộc loại này. Vật tư văn phòng phải liên tục được bổ sung vì tính di động và tính định đoạt của chúng. Thường rất khó để tính đến tất cả các mặt hàng nhỏ, đặc biệt là khi văn phòng sử dụng tủ cung cấp mở. Hãy chú ý đến hàng tồn kho và hóa đơn hàng tuần. Nhìn vào các mặt hàng làm cạn kiệt phần lớn ngân sách cung cấp văn phòng của bạn và mua sắm xung quanh. Bạn có thể dễ dàng giảm chi tiêu và tăng tiền tiết kiệm bằng cách nghiên cứu giá tốt nhất.
