Khi yêu cầu thanh toán từ khách hàng, các biện pháp thích hợp được sử dụng để tạo thư hiệu quả để gửi cho họ. Thư yêu cầu thanh toán được sử dụng khi khách hàng không thanh toán hóa đơn trước ngày đáo hạn. Khách hàng càng mất nhiều thời gian để thanh toán hóa đơn, công ty càng viết nhiều thư hơn cho cá nhân này. Một thư yêu cầu thanh toán phải lịch sự, rõ ràng và nên cung cấp chi tiết về hóa đơn chưa thanh toán.
Sử dụng tiêu đề thư của công ty vì nó chứa tất cả thông tin liên hệ của tổ chức và thường trông trang trọng hơn.
Địa chỉ thư. Bao gồm ngày của chữ cái theo sau là tên và địa chỉ của khách hàng. Xưng hô với người đó bằng cách nêu tên Dear Dear, theo sau là tên đầy đủ của khách hàng.
Nêu mục đích của bức thư. Một lá thư cho một yêu cầu thanh toán nên truyền đạt rõ ràng mục đích này ở đầu thư. Sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp và giữ cho các từ tích cực và ấm áp.
Bao gồm các chi tiết của khoản nợ. Ghi rõ ngày các dịch vụ cho khoản nợ này được cung cấp, ngày đáo hạn ban đầu và số tiền đến hạn bao gồm mọi khoản phí trễ hạn. Bao gồm số hóa đơn cũng để cho phép khách hàng tìm tài liệu gốc dễ dàng hơn. Nhiều công ty cũng sẽ bao gồm một bản sao của hóa đơn gốc trong loại thư này. Thông báo cho khách hàng về mức lãi suất mà các khoản phí trễ được tính.
Yêu cầu khách hàng thanh toán. Cho khách hàng biết rằng có thể tránh được các khoản phí trễ khác bằng cách trả toàn bộ số tiền trước một ngày cụ thể. Yêu cầu khách hàng gọi cho bạn để sắp xếp nếu anh ta không thể thực hiện thanh toán đầy đủ trước ngày này. Bao gồm số điện thoại của bạn và gia hạn trực tiếp, nếu cần thiết. Bao gồm cả địa chỉ email của bạn và cung cấp thư từ của mình thông qua cách này nếu khách hàng mong muốn.
Cảm ơn khách hàng. Cung cấp lòng biết ơn của bạn cho khách hàng nếu thanh toán đã được thực hiện và cảm ơn khách hàng trước vì đã gửi một khoản thanh toán kịp thời. Nói với khách hàng rằng nếu anh ta có bất kỳ câu hỏi nào, anh ta không nên ngần ngại gọi cho bạn về vấn đề này.
Ký tên. Kết thúc bức thư bằng cách viết ra Trân trọng, theo sau là tên và tiêu đề của bạn.
