Trong một số trường hợp nhất định, biên bản cuộc họp của một tổ chức đại diện cho một tài liệu pháp lý có thể thay đổi mà không cần bỏ phiếu của ban giám đốc. Biên bản sửa đổi không chính xác có thể dẫn đến phiếu bầu, hợp đồng, tuyển dụng và các hành động khác được thực hiện trong cuộc họp sẽ bị vô hiệu hoặc hủy bỏ. Sử dụng một thủ tục đơn giản để đảm bảo bạn sửa đổi biên bản của bạn một cách chính xác.
Xác định xem biên bản đã được chính thức phê chuẩn bằng phiếu bầu của hội đồng quản trị hay chưa, nếu chúng chỉ được đệ trình để xem xét cho chủ tịch hoặc ủy ban điều hành. Biên bản dự thảo chưa được hội đồng bầu chọn có thể được sửa đổi mà không cần bỏ phiếu.
Nếu những thay đổi được đề xuất đang được thực hiện cho một người hoặc những người xem xét các phút trước khi biên bản lên bảng đầy đủ, hãy đề xuất những thay đổi bạn mong muốn. So sánh từ ngữ được đề xuất cuối cùng với biên bản được gửi ban đầu. Giải thích lý do cho những thay đổi. Nếu mọi người đồng ý, hãy nhờ một thư ký sửa đổi các biên bản đã nộp ban đầu, không được chấp thuận.
Nếu các thay đổi được đề xuất đang được thực hiện trong vài phút chưa được hội đồng quản trị phê duyệt và tại cuộc họp hội đồng quản trị, hãy sử dụng quy trình sau:
Yêu cầu chủ tịch phê chuẩn biên bản họp. Chờ cho chuyển động được biệt phái. Có chủ tịch mở vấn đề để thảo luận. Có người đề nghị sửa đổi trình bày lý do của mình cho những thay đổi. Sau khi thảo luận, yêu cầu người thay đổi thực hiện chuyển động để sửa đổi biên bản và đưa ra từ ngữ chính xác của các đề xuất. Chờ cho chuyển động được biệt phái. Yêu cầu chủ tịch đóng cuộc thảo luận và gọi câu hỏi, hoặc lấy phiếu. Ghi lại phiếu bầu, bao gồm tên của những người ủng hộ, phản đối và kiêng cử.
Nếu các thay đổi được đề xuất đang được thực hiện trong vài phút được hội đồng quản trị phê duyệt trước đó, hãy làm theo quy trình tương tự để sửa đổi biên bản được đệ trình để phê duyệt lần đầu tiên.
Có thư ký ghi âm hoặc người dành vài phút tại cuộc họp thực hiện các thay đổi trong biên bản. Ở đầu tài liệu bao gồm ngày biên bản ban đầu được thực hiện, lưu ý rằng biên bản hiện đã được sửa đổi biên bản. Bao gồm ngày thay đổi và tên của người sửa đổi biên bản.
