Một ma trận phân phối tài liệu cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo trực quan để xác định cách giao tiếp với nhiều người. Các ma trận này rất hữu ích trong kinh doanh, trường học và bất kỳ tổ chức nào khác giao tiếp thông qua các tài liệu được in hoặc vi tính hóa. Các công cụ bảng tính được vi tính hóa, như Excel, Numbers, 1-2-3 hoặc Calc, là những công cụ tốt nhất để tạo ma trận phân phối tài liệu, nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ phần mềm nào cho phép bạn tạo bảng. Nếu tổ chức của bạn nhỏ, bạn có thể rút ra ma trận của mình bằng tay.
Khởi chạy một sổ làm việc mới trong chương trình bảng tính của bạn hoặc thiết lập một bảng mới trong chương trình xử lý văn bản. Các chương trình bảng tính có thể xử lý nhiều dữ liệu hơn các bảng, vì vậy hãy chọn định dạng đó nếu bạn có tùy chọn.
Liệt kê mọi loại tài liệu bạn sử dụng cho tổ chức của mình trên hàng trên cùng của bảng tính, bắt đầu trong cột thứ hai. Các loại tài liệu cho một ma trận chung có thể bao gồm lịch, biên bản cuộc họp, báo cáo thu nhập và bản tin đặc biệt. Nếu ma trận của bạn dành cho một dự án cụ thể, hãy liệt kê các tài liệu riêng lẻ liên quan đến dự án thay vì các danh mục tài liệu. Ví dụ, ma trận tài liệu dự án xây dựng có thể liệt kê các mục như bản vẽ điện, bản vẽ kiến trúc, độ cao và bản sao giấy phép cụ thể.
Liệt kê tất cả các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn xuống cột đầu tiên ở bên trái bảng tính của bạn, bắt đầu ở hàng thứ hai. Chia người thành các loại, nếu có. Ví dụ: trong ma trận doanh nghiệp nhỏ, các danh mục có thể là "Quản lý", với tất cả nhân viên quản lý được liệt kê theo thứ tự abc bên dưới tiêu đề danh mục, "Nhân viên" với những người được liệt kê theo bảng chữ cái bên dưới, "Khách hàng" với những người được liệt kê theo thứ tự abc và "Tiếp thị" với tất cả danh bạ tiếp thị bên ngoài của bạn được liệt kê.
Kiểm tra hàng tiêu đề và cột của bạn để đảm bảo cả hai danh sách đều đầy đủ. Nếu việc này giúp việc xem ma trận dễ dàng hơn, hãy thêm bóng vào các hàng danh mục thành viên để bạn có thời gian nghỉ giữa các loại người nhận tài liệu của bạn.
Làm việc xuống cột tài liệu đầu tiên của bạn, đó sẽ là Cột B trong hầu hết các chương trình bảng tính và đặt một "e" trong ô bên cạnh tên của bất kỳ người nào sẽ nhận được tài liệu đó bằng điện tử. Đặt một "p" trong ô bên cạnh bất kỳ người nào sẽ nhận được một bản sao của tài liệu đó. Nếu một người không nên nhận tài liệu đó, hãy để ô bên cạnh tên của anh ta. Nếu nhu cầu của bạn phức tạp hơn, hãy sửa đổi ký hiệu cho phù hợp với tổ chức của bạn. Ví dụ: bạn có thể nhập "2 bản sao giấy" hoặc "p-2" để chỉ ra nhiều bản sao. Miễn là mọi người trong tổ chức của bạn hiểu được ký hiệu, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn.
Lặp lại quy trình cho mỗi cột, làm việc xuống danh sách để đánh dấu các bản sao giấy và điện tử. Điều này hoàn thành ma trận phân phối tài liệu của bạn.
Tạo siêu liên kết từ bảng ma trận phân phối tài liệu của bạn vào cơ sở dữ liệu thông tin liên hệ của bạn nếu có thể. Điều này sẽ cho phép bạn nhấp vào tên trong ma trận của bạn để mở thông tin liên hệ của người đó để bạn có thể dễ dàng gửi bản sao điện tử hoặc giấy. Kiểm tra tệp "Trợ giúp" của chương trình bảng tính của bạn để tìm hiểu cách thực hiện việc này.
Lời khuyên
-
Bạn cũng có thể sử dụng ma trận phân phối tài liệu để ghi lại nơi tài liệu của bạn được lưu trữ. Trong trường hợp này, hãy liệt kê các tài liệu của bạn trong cột đầu tiên và các vị trí lưu trữ của bạn trên đầu trang, chẳng hạn như "Máy chủ web", "Tủ hồ sơ văn phòng chính 1", "Máy tính tiếp nhận", v.v. Đặt một "X" trong ô nơi hàng tiêu đề tài liệu và cột vị trí lưu trữ gặp nhau.
