Kế toán định nghĩa một trở ngại là một hạn chế được đặt ra về cách một tổ chức sử dụng tiền. Giả sử chính quyền thành phố của bạn bỏ phiếu chi 100.000 đô la cho việc sửa chữa vỉa hè trong ba tháng. Đặt tiền vào tài khoản mã hóa cho nhân viên thành phố biết tiền được cam kết cho dự án vỉa hè và không thể chi cho bất cứ điều gì khác. ref1, 2
Lời khuyên
-
Một điều khoản là bất cứ điều gì bảo lưu doanh thu cho việc sử dụng trong tương lai, chẳng hạn như đơn đặt hàng hoặc nợ thuế. Kế toán tổng hợp chủ yếu được các chính phủ sử dụng để tránh bội chi tiền của người nộp thuế. ref2
Kế toán tổng hợp
Một doanh nghiệp hoặc chính phủ có thể mã hóa tiền theo nhiều cách và vì nhiều lý do.
- Viết một đơn đặt hàng để mua một cái gì đó.
- Ký kết hợp đồng cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Dành tiền cho các khoản thanh toán thuế.
- Dự trữ đủ tiền mặt để làm bảng lương.
- Dự trữ tiền để trả các khoản nợ tiềm tàng. Đây là những chi phí có thể không xảy ra, chẳng hạn như bồi thường thiệt hại nếu bạn thua kiện. ref1
Một khi tổ chức tạo ra một trở ngại, nó phải ghi lại vào sổ cái. Giả sử một công ty có 2 triệu đô la tiền mặt trong một quỹ chiếm dụng. Chủ sở hữu ký một đơn đặt hàng với giá 700.000 đô la cho thiết bị mới, có thể giao trong ba tháng. Viết những trở ngại vào sổ cái nhắc nhở ban lãnh đạo rằng công ty chỉ có 1,3 triệu đô la để chi tiêu. ref3, tr.1
Lời khuyên
-
Encumbrances cũng được sử dụng trong bất động sản. Tài sản bị đóng gói khi có quyền cầm giữ hoặc khi khoanh vùng hạn chế những gì nó có thể được sử dụng. Đây là một khái niệm riêng biệt từ thuật ngữ kế toán. ref2
Ghi âm
Kế toán tổng hợp đánh dấu sự đóng góp trong tài khoản của tổ chức một khi tiền được bảo lưu. Khi nó thực sự được thanh toán, nhân viên kế toán rút tiền ra khỏi tài khoản và báo cáo tiền như một khoản chi trả. ref1
Kế toán chính phủ đánh thuế đối với các bên liên quan chiếm đoạt tài khoản, chẳng hạn như xây dựng đường bộ, CNTT hoặc chi phí pháp lý. Thanh toán chi phí sau khi tiền bị đóng gói không ảnh hưởng đến số tiền chiếm dụng. Tuy nhiên, nếu trở ngại phải tăng hoặc giảm vì bất kỳ lý do gì, điều đó làm tăng hoặc thu hẹp tài khoản chiếm dụng.ref3, tr.3
Một tổ chức không phải chi tiêu toàn bộ số tiền bị đóng gói trong một lần mua. Nếu nó liên quan đến ba vụ kiện, chẳng hạn, nó có thể mã hóa các khoản nợ tiềm tàng cho cả ba, sau đó trả cho họ một lần. ref4
Soạn thảo một Pre-Encumbrance
Một yêu cầu tiền mã hóa yêu cầu ban quản lý thiết lập một bảng kê khai. Ví dụ, bộ phận CNTT muốn mua 30.000 đô la cho thiết bị máy tính mới. Nó làm cho một yêu cầu tiền mã hóa để phê duyệt mua hàng. Nếu quản lý đồng ý, IT sẽ viết một đơn đặt hàng, điều này tạo ra sự trở ngại. ref4
