Làm thế nào để viết một bài nói chuyện

Bài nói chuyện liệt kê các sự kiện và ý tưởng chính liên quan đến một chủ đề hoặc sự kiện cụ thể. Được sử dụng rộng rãi trong quan hệ công chúng và truyền thông, các bài nói chuyện giúp những người có trách nhiệm nói chuyện với công chúng cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác và nhất quán. Giấy tờ điểm nói chuyện được sử dụng cả để tiếp cận với công chúng để cung cấp thông tin và trả lời các câu hỏi của công chúng trong các cuộc khủng hoảng. Bằng cách "nói bằng một giọng nói" bằng cách sử dụng giấy nói chuyện được chia sẻ, một tổ chức có thể tăng hiệu quả của chương trình truyền thông.

Viết một bài nói chuyện

Trước khi bắt đầu công việc trên giấy nói chuyện của bạn, bạn sẽ cần chắc chắn rằng bạn có thông tin chính xác. Tìm kiếm những người có liên quan chặt chẽ nhất. Ví dụ, nếu bạn cần tạo các điểm thảo luận liên quan đến vấn đề ngân sách, hãy nói chuyện trực tiếp với một giám đốc điều hành cấp cao với sự giám sát của ngân sách. Đừng dựa vào lời nói. Đặt câu hỏi chi tiết về nguồn của bạn và yêu cầu cô ấy cố gắng không "quay" hoặc sugercoat các chi tiết. Hãy chắc chắn để ghi chú chi tiết.

Bài viết về điểm nói chuyện của bạn sẽ bao gồm một loạt các gạch đầu dòng, mỗi điểm có một hoặc nhiều câu theo sau nó. Không cần phải giới thiệu hoặc văn bản khác. Tiêu đề: "Thông tin cho công chúng." Không đánh dấu giấy nói chuyện của bạn là "bí mật." Bạn không cố gắng che giấu bất cứ điều gì, và thông tin trên tờ giấy nói chuyện là dành cho công chúng.

Bắt đầu với sự thật: ai, cái gì, ở đâu và khi nào. Đặt mình vào vị trí của một người không có kiến thức về doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, lịch sử hoặc các hoạt động gần đây. Điểm đầu tiên của bạn chỉ cần nêu ra sự thật của tình huống. Ví dụ: "Vào ngày 1 tháng 7, Công ty X sẽ cắt giảm 30 phần trăm lực lượng lao động trong nước tại các nhà máy ở Oregon và Idaho." Thông tin cơ bản này được cung cấp trong các điểm thảo luận để những người cung cấp thông tin không vô tình mắc lỗi thực tế, dẫn đến nhầm lẫn.

Một vài viên đạn tiếp theo sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn về quy trình hoặc hoạt động. Nếu bài viết về điểm nói chuyện của bạn đang phản ứng với một sự kiện tiêu cực, hãy chia sẻ thông tin tích cực, nhưng đừng cố gắng nhấn mạnh những tiêu cực. Truyền thông và công chúng sẽ muốn thông tin về các chi tiết. Ví dụ: "Quy trình thông báo cho người lao động khi nào họ sẽ bị chấm dứt? Sẽ có trợ cấp thôi việc hoặc đào tạo lại?" Hãy cố gắng dự đoán những câu hỏi này và có sẵn câu trả lời. Hãy nhớ rằng, từ ngữ bạn chọn cho mỗi điểm này sẽ được sử dụng lại bởi những người cung cấp tin tức.

Các gạch đầu dòng cuối cùng của bài viết về điểm nói chuyện nên tập trung vào thông điệp thiết yếu mà bạn muốn người nói của bạn rời đi. Đây có thể là một thực tế quan trọng, một kế hoạch hoặc một tầm nhìn. Ví dụ: "Chúng tôi rất buồn vì những vấn đề mà chúng tôi biết rằng các gia đình sẽ phải đối mặt do quyết định này, nhưng hy vọng với sự phục hồi kinh tế rằng đây sẽ là những cắt giảm ngắn hạn." Không, trong mọi trường hợp, bao gồm trong các điểm giấy nói của bạn, bạn không muốn người phát ngôn của mình thực hiện. Điểm nói chuyện không phải là tài liệu riêng tư và có thể được giới truyền thông đọc.

Một khi bạn đã hoàn thành bài nói chuyện của mình, hãy gặp gỡ những người liên quan và với các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức của bạn để xem xét. Kết hợp bất kỳ thông tin phản hồi và phát triển một danh sách phân phối bao gồm những người có khả năng sẽ được yêu cầu nói hoặc chia sẻ thông tin với công chúng. Điều này có thể bao gồm giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo liên quan, người phát ngôn, những người khác liên quan đến giao tiếp tại tổ chức và nhân viên của bạn với các vai trò liên quan đến công chúng.