Thẻ nhiên liệu với chính sách được nêu rõ ràng có thể giúp công ty kiểm soát và theo dõi chi phí. Thẻ có thể ngăn chặn gian lận, khuyến khích hiệu quả nhiên liệu và tiết kiệm tiền. Thẻ nhiên liệu tiên tiến cũng có thể cung cấp cho doanh nghiệp rất nhiều dữ liệu liên quan đến mức tiêu thụ nhiên liệu.
Lịch sử
Trước đây, các công ty có đội tàu lớn có thể đã có thỏa thuận với một trạm xăng, có thẻ tín dụng của công ty cấp cho tài xế hoặc có thẻ nhiên liệu đơn giản chỉ báo cáo lượng nhiên liệu mua và trong ngày. Các hệ thống này dễ bị lừa đảo, ngay cả khi một công ty phát triển các chính sách rõ ràng.
Tính năng hiện tại
Thẻ nhiên liệu hiện đại có thể thu thập rất nhiều dữ liệu để giúp chủ doanh nghiệp theo dõi chi phí. Ted Jones của TCH Express, một công ty thẻ nhiên liệu, cho biết phần mềm của anh có thể thu thập 232 tùy chọn dữ liệu khác nhau, mặc dù hầu hết các công ty không sử dụng tất cả chúng. Một số bao gồm thời gian trong ngày, số lượng và loại mua hàng; điều này có thể giúp tách riêng phí nhiên liệu và thay dầu. Các công ty có thể sử dụng một trang web để kích hoạt hoặc hủy kích hoạt thẻ, hạn chế chi tiêu và theo dõi sử dụng, làm cho chính sách thẻ nhiên liệu dễ thực thi hơn.
Chính sách
Một công ty nên phát triển các chính sách liên quan đến việc ai có thể sử dụng thẻ nhiên liệu và cho mục đích gì. Nó cũng nên xác định thời gian trong ngày có thể mua nhiên liệu, và những sản phẩm và dịch vụ khác, nếu có, có thể được thanh toán bằng thẻ nhiên liệu.
