Mặc dù có những tiến bộ công nghệ trong giao tiếp điện tử, máy fax vẫn là một phương pháp phổ biến tài liệu quan trọng kể từ năm 2015. Tờ bìa fax đóng vai trò quan trọng trong việc cảnh báo người nhận về việc ai sẽ nhận fax và nội dung trong đó.
Người gửi và người nhận
Một trong những chức năng chính của trang bìa fax là xác định người gửi và người nhận tài liệu. Mặc dù các trang bìa là tùy chọn, việc thiếu thông tin liên lạc cơ bản có thể dẫn đến việc truyền bị mất. Nếu người nhận dự định không nhận fax, thông báo "Người nhận" trên trang bìa sẽ giúp tài liệu đến đúng người. Ngoài ra, một người nhận fax nhận ra tên của người gửi có thể xử lý tài liệu nhanh hơn. Nhiều công ty có các trang bìa fax dựa trên mẫu với tên và logo của họ đã được in trên trang.
Chi tiết tài liệu
Một trang bìa fax thông thường cũng có một phần cho lý do fax được gửi hoặc nhận xét về vỏ tài liệu. Phần này hữu ích khi người gửi có mối quan tâm về việc liệu ai đó sẽ thực hiện việc truyền tải một cách nghiêm túc. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp gửi đề xuất giá thầu không được yêu cầu, tờ bìa có thể nêu lợi ích cho người nhận đọc qua các tài liệu. Chi tiết về các tài liệu cũng có thể nhắc nhở người nhận rằng các tài liệu được fax theo dõi một cuộc thảo luận hoặc thỏa thuận trước đó.
Số ngày và số trang
Ngày truyền và số trang được gửi cũng là các yếu tố phổ biến trên trang bìa. Cả hai đều quan trọng để lưu trữ hồ sơ và độ chính xác. Một ngày trên fax cho phép người gửi chứng minh rằng anh ta đã đáp ứng một thời hạn nộp cụ thể. Số lượng trang trong bản fax là rất quan trọng để bảo vệ chống lại việc truyền không đầy đủ. Một trang bìa có thể ghi rõ, "5 trang bao gồm trang bìa." Điều này cảnh báo người nhận rằng việc truyền tải phải chứa tổng cộng năm trang. Nếu bất kỳ thiếu, người nhận có thể cảnh báo người gửi đến tài liệu không đầy đủ.
Chi tiết bổ sung
Một trang bìa fax cũng được sử dụng để truyền đạt các tiết lộ về quyền riêng tư và bảo mật với một số tài liệu nhất định. Các cơ quan chính phủ, tổ chức tài chính và văn phòng pháp lý là một trong số các tổ chức có thể có các tuyên bố bảo mật hoặc quyền riêng tư trên một trang bìa. Tuyên bố này cảnh báo người nhận về bản chất tinh tế của vỏ bọc và giúp đảm bảo trách nhiệm trong việc bảo vệ các tài liệu bí mật. Fax cũng có thể ràng buộc về mặt pháp lý người nhận với các yêu cầu hợp đồng hoặc quy định. Một số công ty sử dụng truyền fax để gửi các tài liệu giống như ghi nhớ và chỉ bao gồm trang bìa với một thông báo tóm tắt hoặc ngắn gọn trên một trang.
