Nó thường có hiệu quả về chi phí đối với người sử dụng lao động khi yêu cầu nhân viên tự lái ô tô khi đi làm, thay vì đầu tư vào phương tiện thuộc sở hữu của công ty. Tuy nhiên, điều này áp đặt một chi phí cho nhân viên. Các tổ chức thường xuyên trả các khoản bồi hoàn dặm để thu hút và giữ nhân viên giỏi. Theo hướng dẫn của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ để hoàn trả chi phí vận hành phương tiện dựa trên số dặm cung cấp cho cả người sử dụng lao động và người lao động những lợi thế về thuế đáng kể.
Khái niệm cơ bản hoàn trả dặm
Mỗi năm, IRS công bố một tỷ lệ tiêu chuẩn được cập nhật để hoàn trả số dặm đã khấu trừ thuế. Tỷ lệ phản ánh chi phí trung bình của việc vận hành xe cơ giới như xe hơi, xe tải và SUV. Ví dụ, tỷ lệ tiêu chuẩn cho năm 2015 là 57,5 cent mỗi dặm. IRS đặt mức giá không chỉ bao gồm xăng, mà cả chi phí vận hành bình thường, bao gồm bảo hiểm, giấy phép và bảo trì. Người sử dụng lao động có thể theo dõi chi phí xe thực tế nhưng nói chung là don, vì việc sử dụng tỷ lệ tiêu chuẩn làm cho việc lưu trữ thêm không cần thiết. Giá tiêu chuẩn không bao gồm các mặt hàng như phí đỗ xe hoặc phí cầu đường. Người sử dụng lao động có thể hoàn trả các chi phí này dưới dạng chi phí kinh doanh, nhưng chúng phải được xử lý như các mục riêng biệt.
Du lịch kinh doanh được phép
Người sử dụng lao động chỉ có thể trả các khoản bồi hoàn dặm miễn thuế cho lái xe liên quan đến công việc. Điều này có nghĩa là một nhân viên có thể không làm việc vặt cá nhân và vẫn yêu cầu chuyến đi như một chi phí kinh doanh. Ví dụ, một chuyến đi để gặp gỡ khách hàng được khấu trừ, nhưng thực hiện một chuyến đi phụ để gửi tiền ngân hàng cá nhân thì không. Ngoài ra, lái xe giữa công việc và nhà mỗi ngày không được khấu trừ đi lại. Đôi khi các nhà tuyển dụng trả trước số dặm, đặc biệt là cho các chuyến công tác dài. Khi điều này được thực hiện, nhân viên phải trả lại bất kỳ số tiền không sử dụng.
Theo dõi các chuyến công tác
Các yêu cầu về tài liệu bồi hoàn số dặm của IRS rất đơn giản khi sử dụng tỷ lệ tiêu chuẩn. Điều này là do tỷ lệ tiêu chuẩn bao gồm tất cả các chi phí hoạt động bình thường, do đó, một chủ nhân không cần phải theo dõi các chi phí như gas và sửa chữa. Một nhân viên phải cung cấp một hồ sơ du lịch liên quan đến công việc. Họ thường giữ một nhật ký số dặm và nên nộp nó để hoàn trả theo lịch trình thường xuyên. Mỗi mục nhật ký phải bao gồm các chỉ số đo đường ban đầu và kết thúc. Bài dự thi cũng phải cung cấp một mô tả ngắn gọn về mục đích và điểm đến của chuyến đi.
Bồi hoàn và thuế
Nếu chủ lao động trả cho nhân viên nhiều hơn số tiền được phép, thì phần vượt quá là tiền bồi thường chịu thuế và phải trả cho nhân viên của W-2 như vậy. Mặt khác, bồi hoàn dặm là một chi phí kinh doanh được khấu trừ cho người sử dụng lao động. Nhân viên không có nghĩa vụ thuế để hoàn trả theo tỷ lệ tiêu chuẩn và tiền không được báo cáo là khoản bồi thường trên W-2. Khi sử dụng lao động chọn trả một số tiền nhỏ hơn, nhân viên có thể viết ra khoản chênh lệch trên tờ khai thuế của họ.
