Di chuyển toàn bộ văn phòng đòi hỏi nhiều người, thời hạn chặt chẽ và yêu cầu rất cụ thể. Sử dụng các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như điều lệ dự án, có thể cân bằng các kỳ vọng của các bên liên quan dự án và khả năng của nhóm dự án của bạn: bằng cách xác định sớm phạm vi của bạn, bạn có thể duy trì tính toàn vẹn của dự án và đặt ra các mục tiêu hợp lý, có thể đạt được. Mặc dù hầu hết các mẫu điều lệ được thiết kế cho các dự án xây dựng hoặc phần mềm, chỉ cần một vài điều chỉnh để làm cho chúng hoạt động cho việc di dời của bạn.
Giải thích trường hợp kinh doanh của bạn. Bao gồm các lý do cho việc di chuyển, ví dụ: các ràng buộc về quy định, tài chính hoặc mở rộng. Đặt tên cho nhà tài trợ dự án và quản lý dự án. Ngoài ra, giới thiệu tài liệu và cấu trúc của nó.
Xác định phạm vi dự án. Đây là phần quan trọng nhất trong điều lệ của bạn: rất cụ thể. Liệt kê xem nhóm của bạn có chịu trách nhiệm chỉ định không gian văn phòng mới cho mọi người, kết nối lại mạng truyền thông, thiết lập kế hoạch quản lý cơ sở hay chỉ di chuyển đồ đạc.
Liệt kê các bên liên quan, các thành viên trong nhóm và trách nhiệm. Các bên liên quan quan tâm liệu dự án có thành công hay không nhưng có thể hoặc không thể thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Bao gồm các thành viên nhóm nội bộ cũng như bên ngoài, chẳng hạn như bất kỳ công ty di chuyển hoặc nhân viên tiện ích nào, những người sẽ cần thiết để hoàn thiện việc di chuyển. Thiết lập các đội chịu trách nhiệm cho từng thành phần được liệt kê trong phần phạm vi.
Tạo một dòng thời gian cấp cao cho các sản phẩm dự án của bạn. Lịch trình dự án của bạn sẽ xác định ngày cụ thể, nhưng sử dụng không gian này để cung cấp cho các bên liên quan một ý tưởng chung về những gì mong đợi. Họ sẽ ký vào ước tính của bạn, vì vậy hãy thực tế nhất có thể.
Tóm tắt rủi ro dự án và phụ thuộc. Một dự án lớn sẽ có một tài liệu quản lý rủi ro riêng biệt, tuy nhiên bạn nên nêu bật bất kỳ yếu tố đã biết nào có thể trì hoãn hoặc làm hỏng việc di chuyển. Những vấn đề này có thể bao gồm kiểm tra không thành công, thiệt hại cho tài sản trên đường hoặc kỹ thuật viên mạng muộn, chẳng hạn.
Nhận đăng nhập vào dự án của bạn. Điều lệ của bạn nên kết thúc với một danh sách các tài liệu bổ sung sẽ được tạo ra như là một phần của kế hoạch dự án của bạn. Để lại không gian cho tất cả các bên liên quan được xác định trong Bước 3 để chính thức ký tắt vào dự án của bạn.
Lời khuyên
-
Mục đích lại phần "thử nghiệm" truyền thống trong kế hoạch dự án phần mềm để thực hiện kiểm tra đảm bảo chất lượng trên không gian mới, ví dụ: hệ thống bảo mật có hoạt động không, tất cả các phần mở rộng điện thoại đều được định tuyến chính xác, trong số các yếu tố khác. Giữ các thành viên nhóm bên ngoài trong tâm trí khi tạo phụ thuộc dự án. Ví dụ, bàn không thể được di chuyển cho đến khi thảm mới được cài đặt.
