Báo cáo quản lý dự án cung cấp một bản cập nhật tiến độ về một dự án cụ thể. Chúng thường được viết tại các mốc quan trọng của dự án, nhưng có thể được yêu cầu bởi khách hàng hoặc người giám sát bất cứ lúc nào. Báo cáo quản lý dự án rất quan trọng vì chúng cho phép người quản lý dự án đánh giá tiến độ bằng cách so sánh nó với kế hoạch ban đầu. Điều này cho phép người quản lý giao tiếp và giải thích mọi thay đổi, sự chậm trễ, vấn đề và tích cực cho tất cả các bên liên quan. Báo cáo quản lý dự án không cần dài, nhưng nên giải quyết tất cả các khía cạnh của dự án.
Cung cấp thông tin nhận dạng của dự án: tên dự án, số dự án (nếu có), tên khách hàng, người liên hệ nếu khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, ngày bắt đầu dự án và địa chỉ dự án đang được thực hiện, nếu có. Đồng thời nêu tên của người quản lý dự án (PM), tên của người viết báo cáo nếu tác giả là ai đó không phải là PM và ngày mà báo cáo được viết.
Liệt kê tên của tất cả các bên mà báo cáo quản lý dự án sẽ được phân phối. Bao gồm tất cả các nhà thầu, nhân viên, giám sát viên hoặc liên hệ khách hàng, những người sẽ nhận được một bản sao của báo cáo. Bao gồm tập tin của tập tin trực tuyến ở cuối danh sách để chỉ ra rằng một bản sao của báo cáo đã được đặt trong tập tin dự án.
Đánh giá phạm vi dự án hiện tại so với phạm vi dự án ban đầu. Lưu ý mọi thay đổi đã được thực hiện và bao gồm cả tên của bên đã yêu cầu thay đổi và tên của bên đã chấp thuận thay đổi.
Đánh giá dòng thời gian dự án hiện tại so với dòng thời gian dự kiến. Giải thích bất kỳ sự chậm trễ hoặc lợi ích và nêu cách chúng sẽ ảnh hưởng đến dòng thời gian tổng thể. Cho biết sự chậm trễ hiện đang được giải quyết hoặc chưa được giải quyết. Đối với sự chậm trễ chưa được giải quyết, hãy giải thích kế hoạch khắc phục sự cố và nêu rõ khi bạn dự đoán vấn đề sẽ được giải quyết. Nếu ngày hoàn thành đã thay đổi, hãy cung cấp ngày hoàn thành mới.
So sánh ngân sách hiện tại với ngân sách ban đầu. Xem xét cả chi phí (số tiền mà nhà cung cấp trả bằng lao động và vật liệu để hoàn thành dự án) và giá cả (những gì khách hàng sẽ trả khi hoàn thành dự án). Hãy nhớ bao gồm các thay đổi về chi phí hoặc giá cả do thay đổi phạm vi. Đính kèm một ngân sách dự án cập nhật nếu có.
So sánh môi trường rủi ro hiện tại với mẫu đánh giá rủi ro ban đầu. Nhà nước mà rủi ro đã được loại bỏ và vẫn còn hiện diện. Liệt kê bất kỳ rủi ro mới nào phát sinh cùng với ngân sách tiềm năng và thời gian tiềm ẩn của chúng. Đưa ra một kế hoạch để tránh hoặc ứng phó với những rủi ro mới.
Ký tài liệu. Nếu tài liệu nhiều hơn một trang, hãy khởi tạo mỗi trang. Một số thủ tục của công ty cũng yêu cầu người giám sát và / hoặc khách hàng đăng xuất trên tất cả các báo cáo quản lý dự án.
Lời khuyên
-
Đừng quên bao gồm các tin tức tốt! Bao gồm tất cả các chi phí và thời gian tiết kiệm trong báo cáo.
Tài liệu về bất kỳ lỗi nhà cung cấp nào ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc ngân sách. Bạn có thể sao lưu các nhà cung cấp tính phí cho thời gian hoặc tiền mất.
