Bộ báo cáo tài chính đầy đủ của công ty bạn bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Kết hợp lại, họ trả lời các câu hỏi chính về sức khỏe tài chính của bạn. Là công ty của bạn mang quá nhiều nợ? Làm thế nào có lợi nhuận? Bạn có bao nhiêu tiền mặt trong tay? Năm yếu tố của báo cáo tài chính chính là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
Năm yếu tố được xác định
Năm yếu tố lớn là các yếu tố thiết yếu của tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Họ cùng nhau cho thấy công ty của bạn đang làm tốt như thế nào.
Tài sản là bất cứ thứ gì mà doanh nghiệp của bạn sở hữu sẽ tạo ra lợi ích kinh tế qua nhiều kỳ kế toán, chẳng hạn; tòa nhà, thiết bị sản xuất, bằng sáng chế, tiền mặt, tài khoản phải thu và đất đai. Tài sản khác với, ví dụ, điện, tạo ra lợi ích kinh tế nhưng bạn sử dụng hết ngay lập tức. Hóa đơn điện của bạn là một chi phí, không phải là một tài sản. Vật tư có thể đi một trong hai cách. Vật tư là tài sản cho đến khi chúng được sử dụng và một chi phí khi chúng được sử dụng.
Nợ phải trả là bất cứ điều gì bạn bắt buộc phải trả cho một người, doanh nghiệp hoặc chính phủ. Tài khoản phải trả, thuế phải nộp và tiền lương phải trả là tất cả các khoản nợ. Không giống như các chi phí được trừ vào thu nhập của bạn trong báo cáo tài chính, các khoản nợ được trừ vào tổng giá trị tài sản của bạn. Những gì còn lại là vốn chủ sở hữu.
Kế toán xác định vốn chủ sở hữu theo một số cách khác nhau. Vốn chủ sở hữu là số tiền mà chủ sở hữu đầu tư vào một công ty, cộng với thu nhập giữ lại, là tiền mà công ty tạo ra và không chi tiêu hoặc phân phối dưới dạng cổ tức. Vốn chủ sở hữu cũng được định nghĩa là một phần của phương trình bảng cân đối kế toán: trừ tổng nợ phải trả khỏi tổng giá trị tài sản và bạn thấy giá trị của vốn chủ sở hữu là bao nhiêu. Nếu công ty có nhiều nợ hoặc tài sản của nó mất giá trị, vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán có thể thấp hơn các chủ sở hữu đã đóng góp.
Doanh thu là thu nhập mà công ty tạo ra trong khoảng thời gian được nêu trong báo cáo. Doanh thu hoạt động đến từ công ty bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Doanh thu không hoạt động đến từ các nguồn khác, chẳng hạn như lãi cho các khoản vay hoặc lợi tức đầu tư. Nếu kế toán của bạn chạy trên cơ sở tiền mặt, bạn báo cáo doanh thu khi bạn được thanh toán. Nếu bạn sử dụng kế toán dựa trên cơ sở dồn tích, bạn ghi lại doanh thu khi bạn kiếm được nó. Nếu, giả sử, bạn thực hiện một công việc 1.000 đô la cho một khách hàng bằng tín dụng, bạn ghi lại 1.000 đô la ngay khi công việc hoàn thành.
Một chi phí, mặt trái của doanh thu, là tiền bạn bỏ ra để kiếm tiền. Tiền thuê nhà, tiện ích và tiền lương là tất cả các chi phí. Khấu hao, là một sự mất mát giá trị tài sản khi nó già đi, cũng là một chi phí. Giá vốn hàng bán là một loại chi phí bao gồm các chi phí liên quan đến việc cung cấp các mặt hàng hoặc dịch vụ bạn bán, chẳng hạn như lao động, vật liệu và giờ lập hóa đơn. Nếu bạn sử dụng cơ sở dồn tích, bạn báo cáo chi phí ngay khi bạn nợ tiền, không phải khi bạn thanh toán hóa đơn; cơ sở tiền mặt báo cáo chi phí khi thanh toán hóa đơn.
Các yếu tố của tình hình tài chính
Năm yếu tố của báo cáo tài chính tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Doanh thu và chi phí, ví dụ, là các thành phần của báo cáo thu nhập. Khi bạn đang chuẩn bị một báo cáo hàng quý, phần trên của báo cáo cho thấy doanh thu thuần của bạn từ doanh thu. Từ tổng số này, bạn trừ chi phí sau đó thêm vào doanh thu không hoạt động và trừ chi phí không hoạt động. Kết quả của tính toán này là thu nhập ròng của bạn, cho bạn biết công ty của bạn đã sinh lãi như thế nào trong khoảng thời gian đó. Doanh thu của bạn có vượt xa chi phí của bạn không? Bằng bao nhiêu? Doanh thu hoạt động có ý nghĩa hơn doanh thu không hoạt động? Những câu hỏi này được trả lời khi bạn xem lại báo cáo thu nhập của bạn.
Tuy nhiên, doanh thu được báo cáo trên báo cáo thu nhập có thể chưa được thu hoặc chi phí có thể chưa được thanh toán. Đó là nơi có báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Không giống như báo cáo thu nhập dựa trên dồn tích, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ tập trung vào việc đổi tiền. Chẳng hạn, các khoản thanh toán của khách hàng ảnh hưởng đến dòng tiền và ngược lại, các khoản phải thu không có. Một cách để tạo ra báo cáo lưu chuyển tiền tệ là lấy báo cáo thu nhập và loại bỏ mọi khoản thu bạn chưa thu và các chi phí bạn chưa trả. Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình bằng kế toán tiền mặt, bạn không cần một báo cáo lưu chuyển tiền tệ riêng.
Doanh thu cũng ảnh hưởng đến bảng cân đối. Giả sử bạn mang về $ 475.000 trong quý, với chi phí là $ 250.000. Thu nhập ròng 225.000 đô la thêm vào tài sản của bạn và được đăng vào tài khoản phải thu hoặc tiền mặt, tùy thuộc vào cách thanh toán. Khi giá trị tài sản tăng lên, vốn chủ sở hữu cũng vậy.
Tại sao Ngũ hành
Báo cáo tài chính là cơ bản để đo lường sức khỏe tài chính của công ty bạn. Báo cáo thu nhập cho thấy doanh thu và chi phí của bạn cho tháng, quý hoặc năm. Nếu bạn đang chạy trong màu đỏ hoặc lợi nhuận mỏng, đó có thể là dấu hiệu cảnh báo về những rắc rối tài chính phía trước. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy bạn có bao nhiêu tiền trong tay. Ngay cả khi bạn có lãi, bạn vẫn cần tiền mặt để thanh toán hóa đơn nước hoặc nhân viên của mình. Bảng cân đối kế toán là một ảnh chụp nhanh về tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu của bạn vào cuối kỳ báo cáo.
Cách các báo cáo mô tả năm yếu tố (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí) cung cấp thông tin cho bất kỳ ai trong hoặc ngoài công ty quan tâm đến sức khỏe tài chính của mình. Thông tin có thể dẫn đến nhiều câu hỏi hơn, chẳng hạn như, nếu doanh thu thấp hơn quý này so với quý trước, có vấn đề gì không? Nếu bảng cân đối kế toán cho thấy các khoản nợ đáng kể, đó có phải là dấu hiệu bạn đã nhận quá nhiều nợ không? Nếu doanh thu cao, nhưng có ít tiền vào, bạn có cần thúc đẩy khách hàng thanh toán kịp thời hơn không? Bạn đang làm tốt hơn đáng kể hoặc tồi tệ hơn mức trung bình trong ngành của bạn?
Tại sao kiểm toán lại quan trọng
Có nhiều cách mà một công ty có thể hợp nhất năm yếu tố để làm cho doanh nghiệp trông lành mạnh về mặt tài chính trên báo cáo tài chính khi thực tế, nó đang gặp khó khăn:
- Tạo nên doanh số không bao giờ xảy ra.
- Báo cáo doanh thu trước khi bạn kiếm được nó.
- Nói quá giá trị tài sản.
- Yêu cầu tài sản không tồn tại.
- Tạo chi phí giả để che giấu tham ô. Ví dụ: người quản lý ghi lại giao dịch mua 5.000 đô la chưa từng xảy ra. Thay vào đó, tiền đã đi ngay vào túi của mình.
Các doanh nghiệp thành công đưa ra các biện pháp kiểm soát để ngăn chặn loại báo cáo gian lận này. Ví dụ, nếu mỗi giao dịch mua lớn yêu cầu hai người đăng nhập vào đó, thì một người sẽ khó lừa đảo hơn. Không phải tất cả các công ty làm điều này, mặc dù. Đó là một lý do báo cáo tài chính được kiểm toán. Một điều nữa là các hoạt động kế toán chuẩn đã trở nên ngày càng phức tạp, khiến cho các lỗi hoặc gian lận dễ dàng trượt qua các vết nứt. Có báo cáo kiểm toán hàng năm là bắt buộc nếu bạn là một công ty giao dịch công khai.
Báo cáo kiểm toán là đắt tiền vì chúng là kỹ lưỡng. Đầu tiên, kiểm toán viên nghiên cứu công ty của bạn và xem xét các lỗi tiềm ẩn hoặc gian lận trong các yếu tố của tình hình tài chính. Tiếp theo, họ kiểm tra kiểm soát nội bộ của bạn. Nếu có vẻ như sẽ vô cùng khó khăn cho ai đó để bù đắp chi phí hoặc tạo doanh thu giả, thì kiểm toán viên không nhất thiết phải quá mệt mỏi. Tuy nhiên, nếu kiểm soát của bạn cẩu thả, việc kiểm toán sẽ khó khăn hơn.
- Các tài sản bạn báo cáo trên bảng cân đối tồn tại?
- Là số dư trong các khoản phải thu chính xác?
- Báo cáo ngân hàng của bạn có xác nhận tài sản tiền mặt mà bạn nói bạn có không?
- Các chủ nợ của bạn xác nhận các khoản nợ trên bảng cân đối kế toán là chính xác?
- Các chi phí được báo cáo trên báo cáo thu nhập có đúng không?
Sau khi kiểm toán viên xem xét năm yếu tố và cách bạn đã báo cáo chúng, bạn sẽ nhận được ý kiến của kiểm toán viên:
- Một ý kiến không đủ tiêu chuẩn nghe có vẻ tồi tệ, nhưng đó thực sự là tin tốt. Kiểm toán viên nói rằng báo cáo của bạn là tốt, không có đặt phòng.
- Một ý kiến đủ điều kiện nói rằng báo cáo tài chính của bạn chủ yếu là tốt, nhưng một số thông tin không thể được xác minh.
- Một ý kiến bất lợi nói rằng có những vấn đề nghiêm trọng cần khắc phục.
- Tuyên bố từ chối trách nhiệm của kiểm toán viên nói rằng không thể đưa ra ý kiến. Điều này có thể là do có quá nhiều tài liệu bị thiếu để xác nhận các yếu tố là chính xác hoặc nhóm quản lý của bạn đã từ chối hợp tác.
