Thư là cách tốt nhất để đảm bảo rằng nhân viên hoặc khách hàng được thông báo về sự thay đổi trong chính sách. Mọi người có xu hướng bỏ qua các dấu hiệu và email vì chúng bị bắn phá với rất nhiều quảng cáo và thông điệp email mỗi ngày. Thư, mặt khác, khó bỏ qua hơn vì chúng liên quan đến hình thức và thông điệp quan trọng. Thư thông báo rất đơn giản để viết và rất hiệu quả.
Nạp giấy tiêu đề của công ty vào máy in của bạn. Hầu hết các công ty đều có chính sách rằng thông tin liên lạc chính thức phải nằm trên tiêu đề thư vì nó giúp truyền đạt ý tưởng về tính nhất quán và quyền hạn.
Mở thư bằng cách gõ ngày. Nếu thư sẽ đến một cá nhân, hãy nhập tên và địa chỉ của người nhận. Nếu thư sẽ là một phần của việc gửi thư hàng loạt các thông báo tương tự, không nhập tên hoặc sử dụng tính năng trộn thư trên chương trình xử lý văn bản của bạn để chèn tên.
Bắt đầu bức thư bằng cách gõ "Kính gửi ông / bà. (Tên)" theo sau là dấu hai chấm hoặc để gửi thư chung chung hơn "Kính gửi khách hàng có giá trị" hoặc một niềm vui tương tự.
Bắt đầu bức thư bằng cách giải thích ngắn gọn tình hình. Nếu bạn đang viết để đưa ra những tin tức xấu, như trong một thông báo về những cuốn sách quá hạn hoặc một hóa đơn quá hạn, hãy giải thích hóa đơn đó là gì và trễ như thế nào. Nếu bạn viết thư để thông báo cho khách hàng về thay đổi chính sách, hãy giải thích vấn đề tạo ra sự cần thiết phải thay đổi chính sách.
Giải thích thông báo rõ ràng và súc tích để người nhận không bỏ lỡ tin nhắn. Cung cấp các ngày có liên quan khi chính sách sẽ có hiệu lực.
Cung cấp thông tin hành động như bất kỳ thời hạn hoặc thủ tục mà người nhận thư nên tuân theo. Cung cấp thông tin liên lạc của bạn trong trường hợp họ có câu hỏi.
Đóng thư bằng cách cảm ơn nhân viên hoặc khách hàng đã chú ý và nhập tên của bạn. Đăng nhập vào chỗ trống phía trên tên của bạn.
Lời khuyên
-
Giữ thư ngắn gọn và vấn đề thực tế. Nếu bạn xin lỗi quá nhiều khách hàng hoặc nhân viên có thể hiểu điều này như một dấu hiệu cho thấy họ có thể tranh luận với thông báo hoặc thay đổi chính sách.
