Để tận dụng các quy định của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ liên quan đến học bổng, một tổ chức cần phải xin phê duyệt trước, trước khi trao các khoản tiền trợ cấp. Thiết lập học bổng theo quy tắc IRS liên quan đến việc thiết lập các thủ tục lựa chọn học bổng tuân thủ, cung cấp tất cả thông tin được yêu cầu và nộp giấy tờ với cơ quan thuế liên bang.
Định nghĩa IRS
Các hướng dẫn và quy định trong các ấn phẩm chính thức của IRS cung cấp các hướng dẫn về việc thiết lập học bổng đúng cách liên tục đề cập đến các khoản tài trợ. Định nghĩa "cấp" của IRS bao gồm học bổng. Trong các chỉ thị của cơ quan cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân để xin phê duyệt trước cho các khoản tài trợ, điều này cũng có nghĩa là học bổng và thực tập, trong số các chi tiêu khác.
Cần phê duyệt trước
Nếu một khoản trợ cấp được thực hiện cho một cá nhân để tài trợ cho giáo dục hoặc đi du lịch trước khi được IRS phê duyệt các thủ tục cấp trợ cấp của tổ chức, thì các khoản trợ cấp được coi là một khoản chi phí chịu thuế theo quy định của IRS.
Đạt được sự chấp thuận
Học bổng phải được trao trên cơ sở không phân biệt đối với người được cấp, và các thủ tục khách quan được sử dụng trong quy trình phải được xác nhận để đạt được phê duyệt của IRS. IRS cũng yêu cầu tổ chức chọn những người được cấp có khả năng thành công nhất trong hoạt động được tài trợ và giám sát người nhận học bổng để xác định xem các nghĩa vụ đã được đáp ứng hay chưa. IRS quy định rằng không có nguyên mẫu nào tồn tại cho phương pháp mà một tổ chức chọn để đáp ứng các nguyên tắc này: Mỗi tổ chức có thể phát triển các quy trình riêng của mình trong việc thiết lập và trao quỹ học bổng miễn là kết quả cuối cùng tuân thủ các quy định của liên bang.
Chương trình công ty
Các chương trình học bổng được tạo ra bởi các doanh nghiệp để trao giải thưởng cho nhân viên hoặc người thân của nhân viên được đối xử hơi khác nhau theo các quy tắc của IRS. Để thiết lập một chương trình học bổng loại này, công ty cũng cần tìm kiếm sự chấp thuận trước. Bên cạnh việc đáp ứng các yêu cầu của IRS quản lý tất cả các chương trình tài trợ, công ty phải tuân thủ các quy định bổ sung. Chúng bao gồm tuân thủ các nguyên tắc dựa trên các giải thưởng dựa trên sự tiến bộ giáo dục cho người nhận và không phải là khoản bồi thường bổ sung cho các nhân viên được chọn. Một ủy ban độc lập phải chọn người nhận và học bổng không thể được sử dụng như một phần của các gói lợi ích của nhân viên.
Nộp hồ sơ
Các tổ chức đang tìm kiếm sự chấp thuận trước được miễn thuế cho một chương trình tài trợ có thể nộp Mẫu IRS 8940 - Yêu cầu Xác định Khác. Khi một tổ chức đạt được sự chấp thuận trước của IRS đối với một hệ thống giải thưởng, tổ chức đó có thể tự do áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình tương tự cho các chương trình tài trợ bổ sung mà không cần tìm kiếm sự chấp thuận trước từ IRS.
