Ghi nợ và hóa đơn được sử dụng trong quy trình kế toán để giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số. Trong khi ghi chú ghi nợ liên quan đến các khoản phải thu, hóa đơn chủ yếu xử lý doanh số đã hoàn thành trong đó tiền đã được trao tay. Cho dù một ghi chú ghi nợ hoặc hóa đơn được sử dụng, điều quan trọng là tất cả thông tin thích hợp phải được đưa vào tài liệu để có thể sử dụng nó trong quy trình kế toán trong tương lai.
Giấy báo nợ
Một ghi chú ghi nợ là một thông báo gửi cho khách hàng để thông báo cho cô ấy về số tiền quá hạn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một ghi chú ghi nợ làm tiền thân để gửi các tài khoản quá hạn đến các bộ sưu tập, như một cảnh báo rằng tài khoản sắp hết hạn hoặc để nhắc nhở khách hàng về việc giảm giá cho khoản thanh toán sớm.
Hóa đơn
Hóa đơn được sử dụng để ghi lại các giao dịch bán hàng. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp tham gia hội chợ hoặc hội nghị và bán hàng, mỗi người mua và doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao của hóa đơn để cả hai bên biết những gì đã được bán, khi nào và với giá bao nhiêu. Hóa đơn cũng được bao gồm với các mặt hàng bán được chuyển đến khách hàng.
Sự khác biệt
Một ghi chú ghi nợ là thông tin liên quan đến một giao dịch trong quá khứ vẫn chưa được thanh toán, trong khi hóa đơn ghi lại một giao dịch bán hàng đã được hoàn thành. Ghi chú dựa trên các tài khoản phải thu, trong khi hóa đơn được sử dụng để bán hàng đã được thực hiện thanh toán.
Ví dụ về sử dụng
Nếu tài khoản của khách hàng quá hạn, một công ty có thể gửi một ghi chú nợ cho khách hàng để nhắc nhở anh ta về việc giám sát tài khoản. Lưu ý phải bao gồm vật phẩm hoặc vật phẩm đã mua, ngày mua, giá mua, ngày đến hạn thanh toán ban đầu và mọi khoản phí tài chính có thể đã được áp dụng cho tài khoản quá hạn. Một ví dụ về hóa đơn là khi việc bán hàng được thực hiện và khách hàng yêu cầu một hóa đơn được ghi thành từng khoản. Hóa đơn bao gồm các mặt hàng đã mua, giá bán, ngày bán và phương thức thanh toán.
