Tạo sơ đồ là cách dễ nhất để minh họa một quy trình.Lưu đồ cho phép bạn chia nhỏ bất kỳ quy trình nào thành các công việc, nhiệm vụ hoặc hoạt động riêng lẻ và hiển thị chúng theo cách hiển thị các mối quan hệ logic giữa chúng. Bạn có thể tạo sơ đồ bằng tay hoặc với sự hỗ trợ của chương trình máy tính được thiết kế để tạo sơ đồ. Đôi khi, rất hữu ích để thử cả hai phương pháp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy nháp lớn
-
Ghi chú dính
-
Điểm đánh dấu
-
Lưu đồ máy tính hoặc phần mềm vẽ
Xác định quá trình bạn đang lập biểu đồ. Tiến hành một phiên động não và xác định tên của quy trình, các chức năng, người hoặc bộ phận liên quan đến quy trình và các bước như bạn biết.
Liệt kê các chức năng, bộ phận hoặc những người liên quan ở phía bên trái của một tờ giấy nháp lớn. Viết từng bước trên một ghi chú dán hoặc Post-it. Đối với các bước hiển thị điểm quyết định - một bước trong quy trình đặt câu hỏi thường yêu cầu câu trả lời có hoặc không - đặt các ghi chú trong hình dạng của một viên kim cương và viết câu hỏi lên chúng. Phản hồi sẽ xác định hướng các bước tiếp theo trong biểu đồ dòng chảy.
Đặt các ghi chú trên giấy ở bên phải của danh sách các chức năng, người hoặc bộ phận. Di chuyển chúng xung quanh để chúng theo đúng thứ tự và kết nối chúng với các đường và mũi tên hiển thị hướng của dòng chảy. Hãy chắc chắn rằng quá trình chảy về phía trước, mà không cần quay lại.
Xem lại biểu đồ cho các ngắt kết nối có thể xảy ra - các khu vực nơi các bước không hoạt động hoặc nơi quá trình cần cải thiện hoặc làm lại để tránh quay lại. Bạn có thể cải thiện quy trình bằng cách thay đổi, thêm hoặc bớt các bước để làm cho quy trình trôi chảy hơn.
Sử dụng chương trình vẽ trên máy tính hoặc chương trình lưu đồ cụ thể để tạo các bước, đường và mũi tên khớp với sơ đồ vẽ tay của bạn. Nhập các bước và câu hỏi quyết định thành các hình dạng khác nhau cho các bước lưu đồ.
Lời khuyên
-
Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể dựa vào ba hoặc bốn biểu tượng hoặc hình dạng đơn giản để bao quát hầu hết các loại sự kiện trong sơ đồ. Các hình đơn giản nhất là hình chữ nhật cho các bước và kim cương cho các điểm quyết định.
