Nhiều doanh nghiệp phát hành séc từ bộ phận tài khoản phải trả của họ để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính. Những nghĩa vụ tài chính này bao gồm thanh toán của nhà cung cấp, thanh toán lãi cho người cho vay hoặc nợ thuế của chính phủ. Bộ phận tài khoản phải trả nhận hóa đơn hoặc yêu cầu séc, được sử dụng để sao lưu thanh toán được thực hiện. Kiểm tra cung cấp một số lợi thế cho các doanh nghiệp.
Dấu vết giấy tờ
Một lợi thế của việc sử dụng séc liên quan đến dấu vết giấy còn lại của séc. Mỗi séc tạo ra một tài liệu giấy ghi chi tiết ai đã nhận thanh toán, ngày thanh toán được thực hiện và số tiền thanh toán. Công ty có thể xem xét khi séc xóa ngân hàng cùng với thông tin về người đã ký séc. Dấu vết giấy được tạo bởi séc cho phép công ty duy trì việc lưu giữ hồ sơ. Một số công ty sử dụng séc trùng lặp, giữ một bản sao của séc cho hồ sơ riêng của mình. Nhân viên tại các công ty này có thể tham khảo lại các kiểm tra trước đó khi có câu hỏi.
Bảo vệ
Kiểm tra giấy cung cấp lợi thế của bảo mật bổ sung cho thanh toán qua thư. Chỉ người nhận có tên mới có thể xuất trình séc giấy để thanh toán. Nếu người nhận từ chối nhận séc, công ty có thể liên hệ với ngân hàng để xác minh xem ai đã xuất trình séc. Bất kỳ sự khác biệt có thể được giải quyết trực tiếp với ngân hàng. Ngoài ra, một số chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xem xét thanh toán cho nhà cung cấp hoặc người cho vay bằng tiền mặt. Tiền mặt cung cấp không có bằng chứng bằng văn bản rằng thanh toán đã được thực hiện và để lại cho chủ doanh nghiệp mở để được tính lại cho số tiền.
Điều khiển
Kiểm tra giấy cung cấp cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát các khoản thanh toán được thực hiện. Một số biện pháp kiểm soát tồn tại trong bộ phận tài khoản phải trả để đảm bảo rằng séc được viết cho người nhận thích hợp với số tiền chính xác. Một nhân viên có thể ủy quyền cho một séc được viết sau khi xem xét tài liệu sao lưu. Một nhân viên khác thực sự in séc. Một quản lý cấp cao ký séc. Điều này cung cấp cho ba nhân viên tham gia vào quá trình thanh toán séc, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi hoặc gian lận. Các doanh nghiệp cũng sử dụng kiểm tra đánh số trước. Séc được đánh số trước cho phép công ty xác định séc bị thiếu ngay lập tức và thực hiện hành động để ngăn những séc đó được đổi thành tiền mặt.
Phao
Một lợi thế cuối cùng để sử dụng kiểm tra liên quan đến float. Float đề cập đến thời gian trôi qua khi công ty in séc cho đến khi tiền rời khỏi tài khoản ngân hàng của công ty. Trong nhiều trường hợp, phao chỉ tồn tại trong một ngày. Tuy nhiên, công ty kiếm được tiền lãi cho ngày thêm đó trước khi séc được xuất trình để thanh toán.
