Trong quá trình kinh doanh thông thường, một công ty hoặc một công ty luật có thể gửi hàng trăm thư cho khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp hoặc các cơ quan chính phủ khác nhau. Với thời gian ngắn cho các nhà quản lý và các chuyên gia, không phải lúc nào người gửi cũng có thể ký tên vào tài liệu sau khi nhân viên hoặc thư ký chuẩn bị. Vì lý do đó, có một quy ước pháp lý thường được chấp nhận để có bên thứ ba thực hiện chữ ký.
Tương ứng đơn giản
Nó khá phổ biến đối với một người nào đó để chuẩn bị một lá thư kinh doanh theo hướng dẫn ngắn từ người gửi. Một văn phòng luật, ví dụ, có thể gửi nhiều bản sao của một lá thư đơn giản, chẳng hạn như yêu cầu một cuộc gọi đến, cho nhiều khách hàng khác nhau. Nếu người gửi không có sẵn để ký tên cá nhân và nhận được thư trong thư là bắt buộc, một nhân viên hoặc trợ lý được ủy quyền có thể ký thay mặt cho người gửi. Quy ước pháp lý là bao gồm tên viết tắt, "p.p.", viết tắt của cụm từ Latinh, "per Procurationem", nghĩa là "chăm sóc một cái gì đó", trước chữ ký của nhân viên. Mua sắm thư tín có nghĩa là ký thay cho người khác; một thay thế phổ biến được sử dụng cho các mẫu thư là sử dụng một con dấu chữ ký.
Phương pháp và thủ tục
Có thể chấp nhận để gõ hoặc viết, "p.p." ở phía trước chữ ký của riêng bạn, phía trên tên được in của người gửi. Hoặc, bạn có thể đặt tên người gửi phía trên chữ ký của riêng bạn, mà bạn phải đặt trước "p.p." Vì lợi ích của sự nhất quán và để ngăn chặn bất kỳ sự hiểu lầm nào, một văn phòng chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp sẽ thiết lập một quy trình chuẩn để ký thư thay cho người khác.
Giấy ủy quyền
Luật cũng quy định cho một cá nhân có giấy ủy quyền ký thay cho người khác. Giấy ủy quyền cho phép một cá nhân vắng mặt hoặc mất năng lực thực hiện các hoạt động pháp lý hoặc tài chính với sự hỗ trợ của người thân hoặc người đại diện hợp pháp đáng tin cậy. Phương pháp thích hợp, nếu bạn được ủy quyền ký bởi người ủy quyền, trước tiên hãy ký tên hiệu trưởng và sau đó là của bạn, trước chữ "by", bên cạnh hoặc bên dưới chữ ký của hiệu trưởng, với cụm từ "quyền lực của luật sư "hoặc tên viết tắt, POA sau chữ ký của bạn, ví dụ, Joe Smith của Mary Jones, giấy ủy quyền. Trong một số tình huống, giấy ủy quyền có công chứng và có chữ ký cần kèm theo hợp đồng, mẫu đơn hoặc thư được ký.
Cha mẹ và người giám hộ
Luật pháp tiểu bang thường quy định rằng trẻ vị thành niên có thể không bị giữ trong các hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý, với một số ngoại lệ. Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến trẻ vị thành niên, chẳng hạn như mở tài khoản ngân hàng hoặc lập bản phát hành mô hình của nhiếp ảnh gia, phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp có thể được yêu cầu ký thay mặt cho trẻ vị thành niên. Trong những trường hợp này, phụ huynh hoặc người giám hộ tuân theo chữ ký của anh ấy với cụm từ "cho và nhân danh", theo sau là tên của trẻ vị thành niên. Tài liệu cũng có thể yêu cầu tên được in hoặc ký tên của trẻ vị thành niên trên một dòng chữ ký riêng.
