Ngay cả trong thời đại của email và nhắn tin, thư kinh doanh khó sao chép có vị trí của họ. Chuyển từ chế độ kỹ thuật số sang chế độ sao chép cứng có thể là một thách thức: Một email có thể nghe bình thường, nhưng một lá thư viết đòi hỏi một mức độ nghiêm trọng và đẳng cấp. Đừng lo lắng về việc cố gắng phát ra âm thanh gốc - bạn an toàn hơn khi tuân theo các định dạng đã thử và đúng và các quy tắc về nghi thức giao tiếp kinh doanh.
Bám sát
Cho dù bạn đang trả lời những lời chỉ trích hoặc yêu cầu cho CV của bạn, thư của bạn nên được giữ nguyên. Không bao giờ vượt quá một trang và không bao giờ bất lịch sự. Nếu ai đó đã viết cho bạn một lá thư khiếu nại với người mời, hãy lịch sự và bình tĩnh khi bạn viết lại. Nếu thư gốc là về một cơ hội kinh doanh, hãy nói cảm ơn. Không bao giờ ngụ ý rằng bằng cách viết lại bạn đã giải quyết mọi thứ - rằng người khiếu nại nên hoàn toàn hài lòng, rằng bạn biết bạn đang nhận được công việc. Đó là để phóng viên của bạn quyết định.
Định dạng và Phông chữ
Định dạng chuẩn cho một thư kinh doanh là khoảng cách đơn, với một khoảng trắng giữa các đoạn và mọi thứ đều hợp lý ở lề trái. Trong thế kỷ 21, ví dụ, có thể chấp nhận di chuyển khỏi tiêu chuẩn khối, bằng cách thụt lề các đoạn văn. Times New Roman, cỡ 12, hầu như luôn là một phông chữ có thể đọc được. Nếu công ty của bạn có bất kỳ ưu tiên nào - ví dụ, nó ủng hộ các đoạn được thụt lề - định dạng theo cách đó.
Những gì đi trên đầu trang
Bố cục tiêu chuẩn bắt đầu với địa chỉ doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang viết trên văn phòng phẩm tiêu đề, bạn có thể bỏ qua. Bên dưới địa chỉ là ngày, sau đó là tên, doanh nghiệp và địa chỉ của người nhận. Bỏ qua một dòng, và sau đó gọi người nhận là "Kính gửi bà" hoặc "ông" trừ khi anh ta có một danh hiệu như "Tiến sĩ" Đừng sử dụng tên đầu tiên trừ khi người viết thư ban đầu đã làm.
Đầu dưới
Kết thúc bức thư với một "Trân trọng", theo sau là chữ ký của bạn, sau đó là tên bạn đã nhập. Nếu bạn đang gửi bất cứ điều gì với thư, chẳng hạn như một biểu mẫu, ước tính chi phí hoặc CV của bạn, hãy viết "bao vây" dưới tên của bạn, theo sau là một danh sách các tệp đính kèm. Nếu bạn đang gửi một cái gì đó trong một lá thư riêng biệt, hãy thêm một ghi chú, chẳng hạn như "dưới bìa riêng: báo cáo tài chính." Một "cc" theo sau là một danh sách các tên cho người nhận bạn đã gửi bản sao cho người khác.
