Trong khi nhiều doanh nhân tự hào về khả năng ra mắt và điều hành công ty của họ mà không cần đào tạo kinh doanh chính thức, quản lý một doanh nghiệp không có hệ thống và thủ tục có thể làm giảm đáng kể cơ hội thành công. Mặc dù việc lên lịch cho các hoạt động của bạn có thể giúp bạn bán được nhiều hơn, quản lý chi phí hoặc tăng lợi nhuận, nhưng lợi thế của việc lập kế hoạch cho ngày làm việc, dự án và hoạt động thường xuyên của bạn có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa kiếm lợi nhuận và đấu tranh để duy trì hoạt động.
Tăng năng suất và hiệu quả
Một hệ thống lập kế hoạch giúp bạn đi đúng hướng để hoàn thành các dự án quan trọng. Kiểm tra danh sách việc cần làm mỗi ngày, ít nhất, nhắc nhở bạn về thời hạn sắp tới. Hệ thống lập lịch ưu tiên các dự án của bạn giúp bạn có được các dự án quan trọng nhất trước tiên. Khi bạn không sử dụng lịch trình, công việc có thể chồng chất, khiến bạn phải dùng các phím tắt và bỏ ít thời gian và công sức hơn vào công việc gấp rút. Bạn càng có nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng công việc sẽ càng cao. Sử dụng lập lịch máy tính cho phép bạn gửi thông báo nhắc nhở đến máy tính để bàn hoặc điện thoại của bạn.
Giảm hình phạt tài chính
Một hệ thống lập kế hoạch có thể giúp bạn tránh các khoản thanh toán bị thiếu hoặc thực hiện các khoản thanh toán trễ đối với các khoản nợ bạn nợ. Khi bạn bỏ lỡ thanh toán thẻ tín dụng và các hóa đơn khác, bạn phải đối mặt với các khoản phí trễ hạn, bạn cũng có thể mất tỷ lệ chuyển khoản số dư giới thiệu miễn lãi hoặc bạn có thể tăng lãi suất thẻ tín dụng. Không gửi tiền ngân hàng đúng hạn có thể dẫn đến séc bị trả lại khiến bạn phải trả phí từ cả người nhận séc và ngân hàng của bạn. Các khoản thanh toán trễ xuất hiện trên báo cáo tín dụng của bạn có thể làm giảm điểm của bạn và giảm quyền truy cập vào các sản phẩm tín dụng như vay ngân hàng và thẻ tín dụng với lãi suất thấp.
Quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn
Chuỗi cung ứng là một chuỗi các quy trình cần thiết để sản phẩm của bạn được sản xuất và giao cho khách hàng của bạn. Ví dụ: nếu bạn tạo vật dụng, chuỗi cung ứng của bạn bao gồm các công ty bán cho bạn nguyên liệu để làm vật dụng, dịch vụ giao hàng mang nguyên liệu đến cơ sở, cơ sở sản xuất và kho của bạn và phương thức phân phối của bạn. Nếu một phần của chuỗi cung ứng không được lên lịch đúng cách, nó sẽ phá vỡ phần còn lại của chuỗi và có thể trì hoãn việc giao sản phẩm của bạn cho khách hàng. Khi khách hàng có thể nhận được sản phẩm từ bạn một cách kịp thời, họ có thể đi nơi khác.
Kế hoạch tài chính được cải thiện
Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải vật lộn với dòng tiền, đó là thời điểm thu nhập và chi phí. Nếu bạn có kế hoạch thanh toán hóa đơn của chính mình khi khách hàng thanh toán cho bạn, bởi vì bạn cho rằng họ sẽ thanh toán đúng hạn, bạn có thể bị ràng buộc khi các khoản phải thu chậm. Lên lịch cho các điều khoản tín dụng, bán hàng, giao hàng và các khoản phải thu của bạn để cung cấp cho bạn nhiều thời gian để thanh toán hóa đơn giúp bạn lập kế hoạch tài chính tốt hơn. Nếu bạn có một lịch trình báo cáo tài chính, bạn có thể chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác hoặc vay một khoản cầu nối, khi cần thiết để thực hiện thanh toán.
Quản lý dự án tốt hơn
Các công ty dựa vào các dự án để quản lý mọi thứ, từ tiếp thị đến sản xuất đến tìm kiếm điều hành. Các dự án thường bao gồm nhiều giai đoạn hoặc nhóm và không có lịch trình nghiêm ngặt, họ có thể đi sai hướng. Ví dụ, một người xây nhà có thể lên lịch cho thợ điện cho đến khi ngôi nhà được đóng khung. Nếu thợ điện có thể làm công việc của họ, việc này sẽ giữ các nhà thầu vách thạch cao, sơn và thảm. Nếu nhà xây dựng sẵn sàng cho các nhà thầu của mình vào thời điểm đã thỏa thuận, các nhà thầu có thể không thể quay lại khi nhà xây dựng sẵn sàng vì họ có các công việc khác được lên lịch. Các hệ thống lập kế hoạch dự án nên bao gồm các đệm thời hạn có tính đến khả năng trì hoãn với một phần của dự án.
