Hướng dẫn về chính sách và thủ tục là một tài liệu bằng văn bản nêu chi tiết các quy tắc của một tổ chức và các cách thức cụ thể cần được chạy. Điều này bao gồm mọi thứ từ triển vọng chung của tổ chức đến các chi tiết về cách xử lý thư đến. Một vài ý tưởng cơ bản cho hướng dẫn thủ tục và chính sách sẽ giúp hướng dẫn sử dụng hữu ích hơn cho nhân viên.
Thu thập thông tin phản hồi từ các phòng ban
Trước khi viết một hướng dẫn chính thức cho một tổ chức, bạn nên nhận được phản hồi từ tất cả các bộ phận khác nhau về chính sách và thủ tục của họ. Ngay cả khi có một hướng dẫn thủ tục và chính sách chính thức, các phòng ban có thể có chính sách không chính thức, bản ghi nhớ và sách hướng dẫn phân tán. Hướng dẫn về chính sách và thủ tục, trừ khi nó được viết cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức mới, nên xem xét cách bộ phận này đã hoạt động. Giới thiệu chính sách và thủ tục hoàn toàn mới có khả năng làm chậm sản xuất vì đường cong học tập. Thay vào đó, hãy nghĩ về hướng dẫn thủ tục và chính sách như một nơi để hợp nhất tất cả các chính sách và thủ tục không chính thức vào một nơi để tránh nhầm lẫn.
Tuy nhiên, đây không phải là một quy tắc tuyệt đối. Một trong những lợi ích của việc viết hướng dẫn thủ tục và chính sách là nó mang đến cho bạn cơ hội để xem xét hiệu quả của công việc tổ chức. Khi viết hướng dẫn, hãy nói chuyện với các nhà quản lý và nhân viên ở các bộ phận khác nhau để xem liệu bất kỳ chính sách và thủ tục nào họ đang làm việc có cồng kềnh, khó khăn hoặc không nhất quán. Nếu vậy, bạn có thể muốn tổ chức một cuộc họp để thảo luận về các cách làm việc hiệu quả hơn trước khi hoàn thành hướng dẫn.
Phân biệt chính sách và thủ tục
Các chính sách bao gồm các quy tắc chung mô tả những gì có thể hoặc không thể được thực hiện và điều này bao gồm từ triết học đến cụ thể. Ví dụ: một chính sách có thể là một ứng dụng thân thiện với môi trường, chúng tôi gửi tất cả các yêu cầu nhập học cho Bộ Tuyển sinh. Quy trình thủ tục mô tả các quy trình từng bước để thực hiện chính sách. Khi tạo sổ tay chính sách và thủ tục, hãy phân biệt giữa hai bằng cách tạo các tiêu đề chính sách và quy trình của từng tiêu đề hoặc danh sách chính sách. Điều này sẽ cho phép hướng dẫn nhanh chóng được điều hướng bởi các nhân viên muốn tìm thông tin cụ thể về cách thực hiện chính sách.
Hãy rõ ràng và cụ thể
Khi viết hướng dẫn thủ tục và chính sách, bạn có thể phải thường xuyên xem lại công việc của mình để loại bỏ bất kỳ biệt ngữ, câu phức tạp và hướng dẫn mơ hồ. Cố gắng giữ câu đến 15 từ hoặc ít hơn. Tránh chạy hoặc câu có thể được giải thích theo nhiều cách. Thay vì đưa ra các hướng dẫn, như, xử lý tất cả các hóa đơn và gửi biểu mẫu cho người quản lý, thì mô tả các quy trình xử lý hóa đơn và cung cấp tên của biểu mẫu cụ thể để gửi cho người quản lý.
Bạn có thể muốn có một hoặc nhiều nhân viên xem lại hướng dẫn thủ tục và chính sách để kiểm tra bất kỳ phần nào họ gặp khó khăn trong việc hiểu.
Xem xét và cập nhật thường xuyên
Một hướng dẫn chính sách và thủ tục là một tài liệu sống. Để giữ cho nó hữu ích, xem xét và cập nhật nó thường xuyên nếu cần thiết. Tổ chức một cuộc họp mỗi năm một lần để xem nếu có bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với hướng dẫn thủ tục và chính sách. Điều này bao gồm các cách thức mới để thực hiện công việc, viết lại các đoạn khó hoặc khó hiểu và các cách động não để làm cho hướng dẫn sử dụng hữu ích hơn, chẳng hạn như bằng cách thêm nhiều thông tin hoặc mã hóa các chương khác nhau.
Tránh đưa thông tin nhạy cảm về thời gian như tên của các liên hệ, cá nhân Số điện thoại và URL trang web vào chính sách. Thay vì đề cập đến những người hoặc chức danh cụ thể trong hướng dẫn, hãy tham khảo tên bộ phận. Điều này sẽ giúp đảm bảo chính sách và thủ tục thủ công có liên quan lâu hơn.
