Bạn không hài lòng với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Thay vì phàn nàn với bạn bè và người thân, hãy hành động và viết thư khiếu nại. Ngoài việc đóng vai trò là hồ sơ khiếu nại thường trực, thư khiếu nại được viết tốt có thể thúc đẩy công ty chịu trách nhiệm về sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo rằng bạn và các khách hàng khác không gặp phải những vấn đề này trong tương lai. Tạo một thư kinh doanh được định dạng tốt mà có kết quả tích cực.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Để viết thư khiếu nại, bạn sẽ cần những điều sau đây:
-
Hóa đơn và biên lai
-
Giấy trái phiếu chất lượng cao
Tạo thư của bạn bằng định dạng toàn khối, được hầu hết các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ ưa thích. Còn lại - biện minh cho tất cả các phần của bức thư. Bạn có thể chèn dấu hai chấm hoặc dấu phẩy sau lời chào và dấu phẩy sau khi đóng miễn phí. Ngoài ra, bạn có thể bỏ dấu chấm câu.
Bắt đầu ngày 6 đến 10 dòng bên dưới tiêu đề thư hoặc tiêu đề. Sử dụng định dạng của Mỹ, ví dụ: ngày 15 tháng 1 năm 2011.
Để lại bốn đến sáu dòng giữa ngày và địa chỉ bên trong. Bao gồm tên người liên hệ và tiêu đề kinh doanh. Gọi điện cho tổng đài công ty và hỏi tên và chức danh của người quản lý thích hợp. Xác nhận đúng chính tả tên của anh ấy / cô ấy. Nếu bạn không thể xác định tên, hãy sử dụng một tiêu đề thích hợp, chẳng hạn như "Trình quản lý dịch vụ khách hàng".
Để lại hai dòng trống và nhập lời chào. Không sử dụng "Dear Sir or Madam" hoặc "To Whom It May Lo ngại." Sử dụng họ của người nhận với tiêu đề cá nhân phù hợp. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính, hãy sử dụng "Chris Smith thân mến."
Nhân đôi không gian và bắt đầu cơ thể của bức thư. Sử dụng ít nhất ba đoạn văn cho chữ cái, chừa một khoảng trống kép giữa chúng. Khi bạn soạn thư, hãy tham khảo bất kỳ hóa đơn hoặc tài liệu nào khác mà bạn đã nhận được từ công ty. Đảm bảo rằng tất cả tên sản phẩm, giá cả và các chi tiết khác là chính xác.
Bắt đầu trên một lưu ý tích cực. Sử dụng đoạn đầu tiên để đề cập đến lòng trung thành của bạn với tên thương hiệu hoặc công ty. Ví dụ: "Tôi luôn thích mua sắm đồ nội thất tại cửa hàng của bạn. Tôi đánh giá cao những lời khuyên tuyệt vời tôi đã nhận được từ người trang trí trong cửa hàng của bạn và cảm thấy rất thoải mái với tất cả các giao dịch mua hàng của tôi."
Sử dụng đoạn thứ hai để bao gồm bất kỳ chi tiết nào mà người đọc cần biết để xử lý khiếu nại của bạn. Ví dụ: "Vào ngày 25 tháng 2 năm 2011, tôi đã đặt mua một chiếc vỏ chăn (Đơn hàng số 5768, in hoa màu xanh lam, cỡ nữ hoàng) từ danh mục trực tuyến của bạn. Hai tuần sau, tôi nhận được vỏ chăn. Mùi kim loại, đọng lại sau hai lần giặt máy. Kèm theo là bản sao của đơn đặt hàng. " Không gửi bản gốc biên lai hoặc tài liệu khác.
Nêu những kỳ vọng của bạn trong đoạn thứ ba. Ví dụ: "Vì tính năng hơi nước của bàn ủi không hoạt động đúng, tôi mong đợi khoản hoàn trả đầy đủ và ngay lập tức là 52,38 đô la cộng với bưu chính tôi đã trả cho bàn ủi. Tôi sẽ đợi 4 tuần để nhận phản hồi của bạn. Nếu tôi không nghe thấy từ bạn, tôi sẽ liên lạc với Văn phòng kinh doanh tốt hơn."
Để lại hai dòng trống và nhập một đóng miễn phí thích hợp, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng." Để lại bốn đến sáu dòng trống cho chữ ký của bạn. Trực tiếp bên dưới, nhập chữ ký đánh máy của bạn.
Nhân đôi không gian và nhập Bao vây.
Lời khuyên
-
Sử dụng giấy trái phiếu chất lượng cao. Tạo một tiêu đề bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Viết các đoạn văn ngắn và giữ độ dài của chữ cái vào một trang. Sử dụng tính năng Xem trước bản in của chương trình xử lý văn bản của bạn để kiểm tra vị trí dọc của chữ cái. Nếu cần, điều chỉnh khoảng cách. Hỏi một người bạn đáng tin cậy hoặc người thân để đọc lại thư của bạn. Ngoài việc kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu và ngữ pháp, bạn bè hoặc người thân của bạn phải đảm bảo rằng âm của chữ cái là phù hợp.
