Báo cáo tiến độ rõ ràng, với thiết kế có công thức hơn so với báo cáo hàng quý. Cái sau thay đổi trong định dạng của họ từ kinh doanh đến kinh doanh và tổ chức để tổ chức. Tuy nhiên, các hướng dẫn cơ bản sau đây áp dụng cho cả hai: Hãy chú ý đến khán giả của bạn và những gì họ mong muốn tìm thấy trong báo cáo và giữ cho văn bản của bạn rõ ràng và súc tích, với giọng điệu nghiêm túc, không vô nghĩa và một phong cách chính xác, cởi mở và đáng tin cậy.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Dữ liệu và thông tin được bao gồm
-
Một chương trình xử lý văn bản tốt như Microsoft Word
Sử dụng định dạng ghi nhớ truyền thống cho cả báo cáo tiến độ và báo cáo hàng quý. Bắt đầu với ngày, tên và vị trí của người mà báo cáo sẽ đi, tên và vị trí của bạn và một dòng chủ đề rõ ràng, súc tích. Ví dụ: dòng chủ đề cho báo cáo tiến độ có thể là Tiến độ của Dự án tích hợp dữ liệu. Chủ đề cho báo cáo hàng quý thường ít cụ thể hơn và chỉ đơn giản nói một cái gì đó như "Báo cáo hàng quý cho Cục dữ liệu, Quý ba năm 2010". Nếu báo cáo hàng quý là một trong số nhiều người gửi đến cùng một người, hãy chắc chắn rằng bạn biết định dạng chính xác mà người đó mong đợi.Người đọc cần nhanh chóng tiêu hóa tất cả dữ liệu đến và sẽ tìm thấy các loại thông tin cụ thể ở cùng một nơi trong mỗi báo cáo.
Đối với báo cáo tiến độ, hãy mở một bản tóm tắt về tiến độ, chẳng hạn như Dự án tích hợp dữ liệu đang tiến triển đúng tiến độ và theo ngân sách. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó cụ thể - trợ giúp từ nhân viên hoặc bộ phận khác, quỹ bổ sung, v.v. - liệt kê nó ngay lập tức để chắc chắn rằng nó không bị người đọc bỏ qua. Mở báo cáo hàng quý theo cách tương tự bằng cách tóm tắt thông tin có trong báo cáo.
Chi tiết nền nền dự án, có thể được bao gồm trong bản tóm tắt tiến độ nếu bạn muốn, bằng cách nhanh chóng tóm tắt chi tiết và mô tả mục đích và dòng thời gian của nó. Trong khuôn khổ của báo cáo hàng quý, bạn có thể bao gồm tiến trình được thực hiện kể từ báo cáo cuối cùng, chiếm cả mặt tốt và mặt xấu. Hãy nhớ rằng bạn muốn cởi mở và trung thực.
Chỉ định trong báo cáo tiến độ tất cả các công việc đã hoàn thành và sử dụng các động từ hành động để nhấn mạnh rằng những người làm việc trong dự án đã siêng năng. Bạn cũng có thể bao gồm các ngày cụ thể khi các giai đoạn của dự án được hoàn thành hoặc khi một phần của dự án bắt đầu hoạt động hoặc trực tuyến hoặc bất cứ điều gì là mục tiêu. Tại thời điểm này trong báo cáo hàng quý và trong định dạng thích hợp, bắt đầu chi tiết về tiến trình đã được thực hiện. Liệt kê các vấn đề cần được giải quyết.
Cung cấp chi tiết trong báo cáo tiến độ về bất kỳ và tất cả các vấn đề bạn đang gặp phải, các chiến lược để giải quyết chúng và thời gian giải quyết hoặc giải thích cho lý do tại sao vấn đề đang diễn ra.
Sắp xếp lịch làm việc trong báo cáo tiến độ, cùng với những thành tựu bạn dự đoán trong khoảng thời gian sắp tới. Bạn có thể kết thúc báo cáo với một đánh giá tổng thể về dự án và những gì đã đạt được cho đến nay. Trong báo cáo hàng quý, dự báo các cơ hội và thách thức sắp tới cùng với các kết quả dự đoán và các hoạt động quan trọng. Có lẽ kết thúc với một yêu cầu cho ý kiến, phản hồi và ý tưởng.
