Cách chuẩn bị bảng tính kế toán

Kế toán thường sử dụng bảng tính như một bước sơ bộ để lập báo cáo tài chính và củng cố một lượng lớn thông tin. Bảng tính là một công cụ để tạo số dư dùng thử và số dư dùng thử đã điều chỉnh. Nó sử dụng tất cả các tài khoản có trong hồ sơ kế toán của công ty, hồ sơ điều chỉnh các mục và tính toán các số cuối cùng để nhập vào báo cáo tài chính. Tạo một bảng tính là một bước tùy chọn và thường được sử dụng trong các hệ thống kế toán thủ công. Một bảng tính có thể được sử dụng như một công cụ phân tích trong một hệ thống kế toán được vi tính hóa hoặc thủ công.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Biểu đồ tài khoản
Số dư tài khoản hiện tại
Điều chỉnh thông tin nhập nhật ký
Giấy 10 cột

Chuẩn bị bảng tính

Định dạng bảng tính. Bắt đầu từ dòng đầu tiên gần phía trên bên phải của trang, liệt kê từng tài khoản từ biểu đồ tài khoản đầy đủ của công ty. Cột tiếp theo được coi là cột đầu tiên của bảng tính. Dán nhãn cột đầu tiên và thứ hai "Số dư dùng thử." Dán nhãn cột thứ ba và thứ tư "Điều chỉnh." Dán nhãn cột thứ năm và thứ sáu "Số dư dùng thử đã điều chỉnh." Dán nhãn cột thứ bảy và thứ tám "Báo cáo thu nhập." Dán nhãn cột thứ chín và thứ 10 "Bảng cân đối."

Chuẩn bị các cột Số dư Thử nghiệm. Viết số dư hiện tại của từng tài khoản dưới các cột có nhãn Số dư dùng thử. Nếu tài khoản có số dư nợ, hãy viết số dư ở cột bên trái. Nếu tài khoản có số dư tín dụng, hãy viết số dư vào cột bên phải. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Họ nên bằng nhau. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Họ cũng nên bình đẳng.

Chuẩn bị các cột Điều chỉnh. Viết số tiền giao dịch điều chỉnh dưới các cột có nhãn Điều chỉnh. Nếu số tiền giao dịch là một khoản ghi nợ, thì hãy viết số tiền vào cột bên trái. Nếu số tiền giao dịch là tín dụng, thì hãy viết số tiền vào cột bên phải. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Một lần nữa, họ nên được bình đẳng.

Chuẩn bị các cột Số dư Thử nghiệm đã Điều chỉnh. Viết số dư đã điều chỉnh trong các cột có nhãn Số dư Thử nghiệm đã điều chỉnh. Số dư đã điều chỉnh được tính bằng cách lấy số tiền từ cột Số dư Thử nghiệm và thêm điều chỉnh từ các cột Điều chỉnh. Số dư nợ được tăng lên bằng điều chỉnh nợ. Số dư nợ được giảm bằng điều chỉnh tín dụng. Nếu số dư nợ giảm xuống dưới 0, nó sẽ trở thành tín dụng. Triết lý tương tự áp dụng cho số dư tín dụng. Nếu số dư đã điều chỉnh là số dư nợ, hãy viết số dư ở cột bên trái. Nếu số dư điều chỉnh là số dư tín dụng, hãy viết số dư vào cột bên phải. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Các tổng số phải bằng nhau.

Chuẩn bị các cột Báo cáo thu nhập. Tài khoản doanh thu và chi phí là tài khoản Báo cáo thu nhập. Số dư từ các tài khoản này phải được chuyển từ các cột Số dư dùng thử đã điều chỉnh. Nếu đó là số dư nợ, nó sẽ vẫn là số dư nợ. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Các cột sẽ không bằng nhau. Sự khác biệt này là thu nhập ròng, và nó nên được thêm vào cột ở phía dưới để làm cho hai cột bằng nhau.

Chuẩn bị các cột Bảng cân đối. Tài sản, nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu là tài khoản Bảng cân đối kế toán. Số dư từ các tài khoản này phải được chuyển từ các cột Số dư dùng thử đã điều chỉnh. Nếu đó là số dư nợ, nó sẽ vẫn là số dư nợ. Thêm tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng ở dưới cùng. Các cột sẽ không bằng nhau. Sự khác biệt này phù hợp với sự khác biệt từ các cột Báo cáo thu nhập và là thu nhập ròng. Nó nên được thêm vào cột ở phía dưới để làm cho hai cột bằng nhau.