Một tuyên bố chính xác về công việc là chìa khóa để thiết lập mối quan hệ thành công giữa doanh nghiệp của bạn và nhà thầu bảo trì. Đặt kỳ vọng dịch vụ rõ ràng trước khi bắt đầu đấu thầu có thể giúp bạn tránh những hiểu lầm là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi gia công bảo trì, theo trang web củaNetNet. Khi bạn có giá thầu chiến thắng, hãy thương lượng các điều khoản và viết một hợp đồng bảo trì rõ ràng, được xác định rõ ràng.
Yêu cầu dịch vụ bảo trì
Thay thế các thỏa thuận cấp dịch vụ dựa trên đầu vào truyền thống được thấy trong hầu hết các hợp đồng dịch vụ bằng các yêu cầu bảo trì dựa trên kết quả. Không giống như các thỏa thuận cấp dịch vụ, thường bao gồm cả danh sách vật liệu và nhiệm vụ yêu cầu, yêu cầu bảo trì xác định cả kết quả và chỉ số hiệu suất chính nhưng cho phép nhà thầu xác định các bước và vật liệu cần thiết để đáp ứng mục tiêu. Yêu cầu dựa trên kết quả đặc biệt quan trọng nếu bạn thuê ngoài cơ sở hoặc dịch vụ bảo trì thiết bị vì bạn thiếu kiến thức hoặc kỹ năng nội bộ.
Thông số hợp đồng
Xác định các tham số cho phép quản trị hợp đồng hiệu quả. Ví dụ: bao gồm một điều khoản xác định hệ thống đặt hàng công việc đảm bảo nhân viên bảo trì không chấp nhận yêu cầu bảo trì trực tiếp từ nhân viên và cũng cung cấp cách để bạn giám sát hiệu suất của nhà thầu và yêu cầu bảo trì khẩn cấp hoặc khẩn cấp. Bao gồm một điều khoản quy định ai chịu trách nhiệm cung cấp - và trả tiền cho - các công cụ và vật tư cần thiết để thực hiện công việc bảo trì.
Ưu tiên các tình huống khẩn cấp và thời gian ứng phó
Giải quyết các trường hợp khẩn cấp bảo trì bằng cách bao gồm yêu cầu gọi sau giờ làm việc và ưu tiên thời gian phản hồi sau giờ làm việc theo mức độ khẩn cấp. Tùy thuộc vào yêu cầu dịch vụ bảo trì, bạn có thể đặt kỳ vọng chỉ gọi trong ngày trong tuần hoặc yêu cầu nhà thầu sẵn sàng 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần, 365 ngày một năm. Ưu tiên các cuộc gọi rắc rối sau giờ làm việc như thường lệ, khẩn cấp hoặc khẩn cấp và đặt thời gian trả lời cho các cuộc gọi bảo trì khẩn cấp và khẩn cấp. Ví dụ, phân loại máy lạnh bị trục trặc là khẩn cấp, và yêu cầu nhân viên bảo trì cuộc gọi phải có mặt tại chỗ và làm việc sửa chữa trong vòng hai giờ.
Mô tả mô hình thanh toán
Quyết định về cấu trúc thanh toán phù hợp với bạn và nhà thầu. Một sự kết hợp giữa phí cố định và thanh toán biến đổi hoạt động tốt cho hầu hết các hợp đồng bảo trì. Sử dụng mô hình thanh toán phí cố định cho bảo trì định kỳ, bảo trì trực và mô hình thanh toán biến đổi cho cả các cuộc gọi khẩn cấp và khẩn cấp sau giờ làm việc và khẩn cấp. Ví dụ: tăng khoản thanh toán phí cố định thêm 10 phần trăm cho các cuộc gọi sau giờ làm việc khẩn cấp và 20 phần trăm cho các cuộc gọi khẩn cấp. Bao gồm một mô hình hoàn trả nếu bạn có kế hoạch hoàn trả cho nhà thầu cho tất cả hoặc một tỷ lệ phần trăm của các công cụ và vật tư mà anh ta cung cấp.
