Báo cáo biện minh đề nghị thay đổi trong chính sách hoặc thủ tục kinh doanh. Họ cung cấp bằng chứng biện minh cho một quá trình hành động giải quyết vấn đề hoặc cải thiện hiệu suất, ví dụ. Họ thường trình bày các giải pháp dẫn đến tiết kiệm tài chính hoặc lợi nhuận. Để tạo một báo cáo hiệu quả, bạn phải đưa ra các lập luận thuyết phục và bằng chứng hỗ trợ để ủng hộ những thay đổi bạn đang đề xuất.
Sử dụng tiêu đề ghi nhớ cơ bản (Đến / Từ / Ngày / Chủ đề) và điền vào. Làm rõ ai nên đọc báo cáo, ai đã viết và chủ đề nội dung là gì.
Viết một đoạn mở đầu mô tả vấn đề hoặc mục đích của báo cáo của bạn. Giải thích trong một vài câu những đề xuất của bạn là gì và giải thích những lợi ích mà chúng sẽ mang lại.
Viết phần giới thiệu cho báo cáo của bạn, chi tiết mục đích và ý nghĩa của báo cáo của bạn một cách chi tiết hơn. Bao gồm thông tin cơ bản có liên quan sẽ giúp người đọc hiểu động cơ và lý do đằng sau các khuyến nghị của bạn.
Sử dụng nội dung chính của báo cáo của bạn để giải thích cách bạn đề xuất thực hiện các đề xuất của mình. Cung cấp chi tiết cụ thể về các thủ tục hoặc giải pháp mới và các hiệu ứng mà họ sẽ có. Giải thích ai sẽ tham gia, họ sẽ làm gì, chi phí gì và mất bao lâu để thực hiện.
Nêu nghiên cứu hoặc các phương pháp bạn làm theo để đi đến kết luận của bạn. Bao gồm những nhược điểm và vấn đề mà các thủ tục mới có thể tạo ra, cũng như các lợi ích. Hãy chính xác, sắp xếp tài liệu của bạn một cách hợp lý và công bằng; điều này sẽ thêm lực vào đối số của bạn.
Kết thúc báo cáo biện minh của bạn với một bản tóm tắt ngắn gọn về kết luận và khuyến nghị của bạn. Không giới thiệu thông tin mới trong giai đoạn này; thay vì xem lại các đối số chính để hỗ trợ cho các khuyến nghị của bạn. Viết một đoạn kết thúc ngắn gọn cho bản ghi nhớ của bạn.
Lời khuyên
-
Nêu bật những ưu điểm của các khuyến nghị của bạn và giải thích cách chúng vượt trội hơn bất kỳ nhược điểm nào. Giữ cho văn bản của bạn tích cực. Tránh những từ như có thể, có lẽ và có thể. Cung cấp số dư cho báo cáo của bạn bằng cách thảo luận về các giải pháp thay thế. Đặt đề xuất mà bạn cảm thấy có triển vọng hơn cuối cùng. Hãy rõ ràng về những bước bạn nghĩ nên thực hiện trong các khuyến nghị của bạn. Tránh chung chung; được cụ thể. Giới thiệu mỗi đề xuất với một động từ hoạt động để thêm sức mạnh cho các đề xuất của bạn.
