Biện minh nguồn duy nhất (SSJ) là một yêu cầu tại hầu hết các tổ chức nơi mua vật phẩm (vật tư, thiết bị, dịch vụ, v.v.) trên một ngưỡng tiền tệ nhất định yêu cầu một lời giải thích đa yếu tố về lý do tại sao các mặt hàng nói chỉ có thể đến từ một nguồn. Nhiều người tìm thấy cách viết của SSJ rườm rà và không hiểu tại sao lời giải thích rằng đây là mặt hàng họ muốn mua là đủ. Tuy nhiên, bộ phận mua hàng phải có lý do hợp lệ là tại sao các mặt hàng này không thể được mua thông qua một cuộc cạnh tranh đầy đủ và cởi mở, nơi bất kỳ nhà cung cấp có khả năng nào có thể đấu thầu hợp đồng. Mặc dù hầu hết các tổ chức đều có các mẫu riêng để yêu cầu SSJ thích hợp, bài viết này mô tả các bước cơ bản kế thừa trong việc chứng minh tất cả các yêu cầu mua hàng như vậy.
Tiêu đề tài liệu xử lý văn bản dưới dạng Biện minh nguồn duy nhất cho số đơn đặt hàng mua cụ thể, nếu có, và liệt kê bất kỳ số chính sách thể chế nào về lý do tại sao cần một nguồn duy nhất cho yêu cầu này.
Mô tả công dụng cụ thể của vật phẩm. Nói cụ thể những gì các mặt hàng sẽ được và những gì nó sẽ làm. Bao gồm ở đây bất kỳ số dự án và tiêu đề mà tài liệu trong câu hỏi sẽ hỗ trợ.
Nêu các đặc điểm phân biệt của mặt hàng và tại sao đây là thứ duy nhất sẽ đáp ứng các yêu cầu. Điều này có thể bao gồm là một tiện ích bổ sung cho một hệ thống hiện có hoặc thay thế một hệ thống hiện có. Bản quyền và thương hiệu có thể được áp dụng ở đây tùy thuộc vào tình huống.
Giải thích những gì sẽ xảy ra nếu một mặt hàng khác, không đồng đều được mua thay thế. Bao gồm bất kỳ sự chậm trễ đào tạo, thay đổi các quy trình vận hành tiêu chuẩn, vv sẽ làm mất thời gian của tổ chức, kinh phí và hoàn thành tổng thể các dự án.
Phác thảo công việc được thực hiện để xác định những gì khác, các mặt hàng tương tự được cung cấp từ các nhà cung cấp khác và tại sao các mặt hàng này sẽ không đáp ứng các yêu cầu được nêu trong các bước trước. Điều này có thể cần phải rõ ràng để bao gồm: tên công ty, thông tin liên lạc và trong một số trường hợp, báo giá hợp lệ.
Bao gồm tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của người liên hệ chính cho SSJ (đây không phải là người đã viết nó) và bao gồm một bản sao cùng với đơn đặt hàng.
Lời khuyên
-
Luôn luôn tuân theo mẫu tổ chức được đề xuất cho SSJ nếu có sẵn vì đây là cách chắc chắn nhất để có được một phê duyệt. Nói chuyện với những người khác đã viết SSJ và yêu cầu xem các ví dụ về bài nộp thành công của họ. Tương tự như vậy, một khi bạn đã gửi thành công, hãy giữ tài liệu đó ở nơi an toàn và dựa trên tất cả những tài liệu trong tương lai để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt về các mục được trưng dụng; thời gian mua phải trả càng ít và quay lại và đặt câu hỏi cho người khởi tạo SSJ, thì càng mất ít thời gian để có được các mặt hàng.
Cảnh báo
Quá trình mua hàng đang trở nên nghiêm ngặt hơn trên bảng và SSJ đang trở nên phức tạp và nặng nề hơn. Thực hiện quá trình này một cách nghiêm túc và thể hiện sự tôn trọng các thủ tục và hy vọng điều tốt nhất.
