Với rất nhiều tùy chọn để tùy chỉnh phần mềm kế toán QuickBooks, thật khó hiểu khi nói sự khác biệt giữa các đối tác kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp. QuickBooks định nghĩa nhà cung cấp là người mà bạn mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Tùy thuộc vào bạn để xác định và phân loại các nhà cung cấp thành các loại dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp của bạn.
Thêm nhà cung cấp
Sử dụng chức năng Danh sách nhà cung cấp QuickBooks để giữ lại thông tin về các công ty và cá nhân bạn tiến hành kinh doanh. Thêm một nhà cung cấp mới vào danh sách bằng cách nhấp vào biểu tượng "Trung tâm nhà cung cấp". Chọn tùy chọn "Nhà cung cấp mới" ở góc trên bên trái và nhập tên, thông tin liên hệ và số dư mở, nếu có, trong khoảng trắng được cung cấp trong các trường nhập kết quả. Nếu muốn, hãy nhấp vào tab "Hoàn thành tài khoản" và nhập các điều khoản và tài khoản thanh toán mặc định. Chọn "Tiếp theo" để lưu nhà cung cấp và nhập nhà cung cấp khác hoặc chọn "Lưu" để lưu nhà cung cấp và đóng.
Các loại nhà cung cấp
Xác định loại nhà cung cấp cho phép bạn chỉ định các danh mục có ý nghĩa cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Các loại có thể là ngành cụ thể hoặc dựa trên vị trí địa lý. Chúng cũng có thể là tập hợp con của các loại nhà cung cấp khác, chẳng hạn như nhà thiết kế - nội thất và cảnh quan. Việc sử dụng các loại nhà cung cấp có thể tiết kiệm thời gian và cho phép tổ chức hiệu quả hơn. Bạn có thể kéo các báo cáo và tạo thư cho các nhà cung cấp theo loại, cắt giảm tài nguyên và nguồn cung cấp. Các loại nhà cung cấp được chỉ định bằng cách sử dụng chức năng Nhà cung cấp mới hoặc Chỉnh sửa nhà cung cấp. Để hiển thị danh sách Loại nhà cung cấp, hãy nhấp vào menu "Danh sách", theo sau là tùy chọn "Danh sách hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp" và tùy chọn "Danh sách loại nhà cung cấp". Sử dụng các tùy chọn ở cuối danh sách cho các nhà cung cấp "Thêm", "Chỉnh sửa" hoặc "Xóa".
Nhà cung cấp là khách hàng
Khi một người hoặc công ty ban đầu được nhập vào QuickBooks với tư cách là khách hàng và sau đó hoạt động như một nhà cung cấp hoặc ngược lại, cần phải liệt kê người hoặc công ty đó vào danh sách Nhà cung cấp và Khách hàng. Điều này sẽ cho phép báo cáo chính xác, lập hóa đơn và các chức năng kế toán khác. Để tránh vô tình trộn lẫn các giao dịch, tên nên được phân biệt hoặc gắn thẻ. Điều này có thể được thực hiện đơn giản bằng cách sử dụng chữ cái đầu trong một danh sách hoặc gắn thẻ tài khoản khách hàng với một chữ số hoặc chữ cái biết, chẳng hạn như "c" cho danh sách khách hàng hoặc "v" cho danh sách nhà cung cấp. Sử dụng chức năng chỉnh sửa để đảm bảo rằng tên được hiển thị chính xác trong phần Bill To của trường thông tin khách hàng và In trên séc là một phần của trường thông tin nhà cung cấp.
1099 nhà cung cấp
Một nhà cung cấp 1099 được cấp mẫu 1099-MISC vào cuối năm tính thuế và thường được gọi là nhà thầu độc lập. Không giống như một nhân viên, người nhận được mẫu W-2 vào cuối năm tính thuế và bạn bị khấu trừ thuế với mỗi kỳ thanh toán, một nhà cung cấp 1099 được trả thường xuyên bằng séc, nhưng chịu trách nhiệm nộp và thanh toán cho riêng họ thuế. Để thêm nhà cung cấp 1099, nhấp vào biểu tượng "Trung tâm nhà cung cấp" và chọn tùy chọn "Nhà cung cấp mới" ở góc trên bên trái và nhập tên, thông tin liên hệ và số dư mở, nếu có, trong khoảng trắng được cung cấp trong trường nhập kết quả. Chọn tab "Thông tin bổ sung" và nhập số ID thuế của nhà cung cấp mà họ phải cung cấp. Hoặc, nếu nhà cung cấp là chủ sở hữu duy nhất, hãy nhập số An sinh xã hội. Kiểm tra tùy chọn "Nhà cung cấp đủ điều kiện cho 1099" và nhấp vào "OK" để lưu.
