Nếu công ty của bạn mua hoặc bán hàng hóa ở nước ngoài và bạn thanh toán hoặc tạo hóa đơn bằng ngoại tệ, thì bạn sẽ cần phải chuyển đổi hóa đơn sang tiền tệ tại nhà trên bảng kê khai thu nhập của mình. Chuyển đổi đầu tiên xảy ra khi bạn tạo hoặc nhận hóa đơn, lần thứ hai vào ngày kết thúc kỳ kế toán và lần thứ ba khi bạn thanh toán hóa đơn. Nếu tỷ giá hối đoái thay đổi giữa các ngày chuyển đổi, bạn sẽ ghi lại chênh lệch dưới dạng lãi hoặc lỗ giao dịch ngoại tệ.
Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào
Bất kỳ công ty nào kinh doanh ở nước ngoài sẽ bị ảnh hưởng bởi tỷ giá hối đoái. Một kịch bản phổ biến là khi bạn mua nguyên liệu thô từ nước ngoài và được lập hóa đơn bằng loại tiền khác với tiền tệ tại nhà của bạn, thường là đô la Mỹ nếu doanh nghiệp của bạn có trụ sở tại Hoa Kỳ. Vì tỷ giá hối đoái rất năng động, có nhiều khả năng tỷ giá sẽ khác nếu bạn thanh toán hóa đơn sau 30 ngày so với khi bạn thanh toán hóa đơn ngay hôm nay. Việc cuối cùng bạn sẽ trả nhiều hay ít hơn so với cùng một hóa đơn tùy thuộc vào hướng tỷ giá hối đoái đang di chuyển.
Điều tương tự sẽ được áp dụng nếu bạn tăng hóa đơn bằng ngoại tệ như euro và khách hàng thanh toán cho bạn bằng euro sau 15 hoặc 30 ngày sau ngày hóa đơn.
Nghĩa vụ ghi lại bằng tiền tệ tại nhà
Một quy tắc quan trọng của kế toán là bảng cân đối và báo cáo thu nhập của bạn phải được báo cáo bằng tiền tệ tại nhà của bạn. Vì vậy, bạn sẽ ghi lại tất cả các chi phí ngoại tệ mà doanh nghiệp của bạn cũng như hóa đơn được tạo bằng đô la Mỹ sử dụng tỷ giá hối đoái hiện hành vào ngày bạn đăng nhập giao dịch. Ví dụ: nếu bạn mua hàng hóa với chi phí £ 10.000 GBP và tỷ giá hối đoái là 1,3 đô la cho bảng Anh, thì bạn sẽ ghi nhận chi phí là 13.000 đô la.
Tiền lãi và lỗ
Khi bạn nhập hóa đơn theo một tỷ giá và thanh toán theo tỷ giá khác, điều này sẽ tạo ra lãi hoặc lỗ trao đổi tùy theo cách thay đổi tỷ giá hối đoái. Có hai loại lãi và lỗ:
- Các khoản lãi và lỗ chưa thực hiện được ghi nhận trên các hóa đơn chưa thanh toán vào cuối tháng hoặc một kỳ kế toán khác
- Các khoản lãi và lỗ đã thực hiện được ghi nhận tại thời điểm thanh toán hoặc nhận
Vì vậy, bạn sẽ phải thực hiện chuyển đổi tiền tệ khi lần đầu tiên đăng nhập giao dịch và một lần nữa khi thanh toán hóa đơn. Nếu ngày thanh toán là một chặng đường dài trong tương lai, bạn có thể phải nhận ra một loạt các khoản lãi hoặc lỗ trong nhiều kỳ kế toán. Các khoản lãi và lỗ tiền tệ phát sinh từ việc chuyển đổi được ghi dưới tiêu đề "lãi / lỗ giao dịch ngoại tệ" trên báo cáo thu nhập.
Ghi lại trao đổi
Cách dễ nhất để cho thấy ảnh hưởng của lãi và lỗ tiền tệ là thông qua một ví dụ. Giả sử Aardvark Inc. bán 100.000 đô la hàng hóa vào ngày 8 tháng 12 cho Lê Chiến, một công ty ở Pháp và đồng ý chấp nhận thanh toán bằng euro. Aardvark ghi lại giao dịch này dưới dạng ghi nợ vào các khoản phải thu 100.000 đô la và tín dụng cho doanh số 100.000 đô la.
Vào ngày bán, một euro bằng 1,15 đô la. Vì vậy, Lê Chiến còn nợ 86.957 euro (100.000 đô la chia cho 1,15 đô la).
Cuối năm, nhân viên kế toán phải đóng hồ sơ kế toán cho Aardvark. Vào ngày 31 tháng 12, một euro trị giá $ 1,12.Điều này có nghĩa là các khoản phải thu từ Lê Chiến hiện có giá trị 97.392 đô la (1,12 đô la x 86.957 Euro). Kế toán ghi lại khoản lỗ tiền tệ chưa thực hiện là $ 2,608 ($ 100.000 trừ $ 97.392) trong tài khoản toàn diện tích lũy khác trên sổ cái.
Vào ngày 18 tháng 1 sau, Lê Chiến trả toàn bộ số tiền 86.957 euro. Tuy nhiên, tỷ lệ chuyển đổi cho euro đã giảm thêm và một euro hiện trị giá $ 1,10. Giá trị của 86.957 euro mà Aardvark nhận được từ Lê Chiến đã giảm xuống còn 95.653 USD. Kế toán hiện ghi nhận khoản lỗ thực tế là 4.347 đô la (100.000 đô la trừ 95.653 đô la) vào báo cáo lãi lỗ của Aardvark. Các mục trước đây của tổn thất chưa thực hiện trong tài khoản toàn diện tích lũy khác được ghi lại.
